People Analytics – Mitarbeiter verstehen & fördern

Was ist People Analytics? – Definition des Begriffs

Bei People Analytics sammeln Unternehmen mitarbeiterbezogene Informationen und verknüpfen diese mit weiteren Unternehmensdaten. Anschließend werden diese Daten gemeinsam ausgewertet und für konkrete Personalentscheidungen herangezogen.

Anhand dieser Datenanalyse können HR-Verantwortliche ermitteln, wie gut die Zusammenarbeit in Teams funktioniert, wie zufrieden die Mitarbeiter sind oder wo im Unternehmen sich generelle Optimierungspotenziale abzeichnen.

Typischerweise wird dabei versucht, mithilfe von People Analytics immer eine konkrete Fragestellung zu beleuchten, um Zusammenhänge aufzudecken. Dies kann etwa die Auswertung der Krankentage im Betrieb sein, um im nächsten Schritt zu prüfen, was mögliche Auslöser sind und wie man einer Häufung von Krankmeldungen effektiv entgegenwirken kann.

Was sind die Ziele von People Analytics?

People Analytics ist ein Ansatz, der HR-Verantwortlichen hilft, bestimmte Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge innerhalb der Belegschaft zu ermitteln, zu verstehen und diese (bestenfalls) positiv zu beeinflussen. Auf Basis dessen soll langfristig die Gesamtleistung des Unternehmens gesteigert werden.

Neben dem übergeordneten Ziel lassen sich noch untergeordnete Ziele formulieren:

• Eigene (HR-)Prozesse evaluieren
• Neue Perspektiven für Mitarbeiter entwickeln
• Negative Entwicklungen frühzeitig erkennen
• Maßnahmen erarbeiten & umsetzen

Die Stärke von People Analytics ist dabei, dass hier eine breite Datenbasis herangezogen wird, um prädiktive Aussagen zur voraussichtlichen Entwicklung der Mitarbeiterschaft treffen zu können. 

Welche Relevanz hat People Analytics für die HR? 

Dieser datenbasierte „Blick in die Zukunft“ ist für die HR-Abteilung und das Unternehmen insgesamt von enormem Wert. In der Praxis lässt sich das gleich an mehreren Beispielen illustrieren:

• Optimierung im Recruiting: Über entsprechende Datenerhebungen erfahren HR-Verantwortliche, welche Incentives Mitarbeitern (heute) wichtig sind, welche Art der Ansprache sie über welche Kanäle bevorzugen und was für Werte sie möglicherweise am Unternehmen schätzen. Diese Informationen lassen sich sowohl für ein effektives Employer Branding als auch für ein zielgerichtetes Recruiting von Fachkräften nutzen.
• Intelligente Personalentwicklung: Welche Kompetenzen haben sich in einzelnen Abteilungen als zentral wichtig erwiesen? Bleiben Mitarbeiter nach einer erfolgreichen Weiterbildung länger als solche ohne? Und wie entwickelt sich die Performance entsprechender Teammitglieder? Mittels People Analytics kann die HR-Abteilung Voraussagen treffen, ob und wie gut sich Fort- oder Weiterbildungen in bestimmten Fachbereichen rechnen.
• Stärkung der Mitarbeiterbindung: Historische Personaldaten geben Aufschluss darüber, wann und in welchem Umfang Mitarbeiter kündigen. Weisen einzelne Abteilungen besonders hohe bzw. niedrige Fluktuationsraten auf? Haben sich über die Jahre Muster etabliert, die auf eine bevorstehende Kündigung eines Mitarbeiters hindeuten? Solche Aspekte können im Rahmen der Analyse aufgedeckt und gezielt angegangen werden.

Voraussetzung für diese und viele weitere Anwendungsbeispiele ist dabei, dass People Analytics im Unternehmen konsequent praktiziert wird. Weltweit steigt die Anzahl der Betriebe, die People Analytics nutzen, um Einblicke in die Auswirkungen von HR-Investitionen auf Wettbewerbs- und Geschäftsvorteile zu erhalten. 

Wichtig für die HR ist dabei, dauerhaft ein proaktives statt reaktiven Handelns zu etablieren – zwar ist es wichtig, zu ermitteln, warum etwa eine langjährige Fachkraft zur Konkurrenz gewechselt ist. Noch wichtiger ist jedoch, daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten, mit denen sich ein solches Szenario in Zukunft bestenfalls abwenden lässt. 

Weitere Einsatzmöglichkeiten von People Analytics 

Die mithilfe von People Analytics gewonnenen Daten und Erkenntnisse lassen sich – neben den oben genannten Beispielen – noch auf eine Reihe anderer Bereiche und entsprechender Fragestellungen in diesen Feldern anwenden. Hier eine kurze Übersicht:

• Personalplanung: Ermittlung der aktuellen Mitarbeiterstruktur und Einleitung von Maßnahmen zur gezielten Entwicklung
• Krankheitstage: Ermittlung von Fachabteilungen oder Unternehmensbereichen mit vielen Krankheitsfällen sowie Identifikation möglicher Ursachen
• Qualifikationen: Ermittlung vorhandener Fähigkeiten und Kenntnisse im Unternehmen sowie des künftigen Bedarfs, um ein gesundes Wachstum sicherzustellen
• Produktivität: Ermittlung von Abteilungen mit besonders hoher / niedriger Produktivität und deren Einfluss auf den Umsatz
• Zusammenarbeit: Ermittlung des Grades der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und dessen Einfluss auf die Erreichung einzelner Unternehmensziele
• Zufriedenheit & Motivation: Ermittlung der Einstellung einzelner Mitarbeiter zu unternehmensrelevanten Themen und deren Entwicklung im Zeitverlauf

Deutlich erkennbar: Die Tragweite solcher Analysen reicht potenziell bis tief in die Unternehmensstruktur. Denn das Aufdecken von Ursache-Wirkungs-Beziehungen bildet immerhin den Kern dieses Ansatzes. Und sowohl die Erfassung als auch die Auswertung dieser Informationen sind essenziell, um optimale Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter zu schaffen und die Unternehmensleistung sowohl nachhaltig als auch langfristig zu steigern.

Die wichtigsten Vorteile von People Analytics

Zusammengefasst bringt diese konsequente Nutzung von Personaldaten eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen mit sich, die mit diesem Konzept arbeiten:

• Klare Entscheidungsgrundlage: Durch People Analytics treffen Unternehmen wichtige Personalentscheidungen zukünftig auf Basis einer breiten Datenbasis – und nicht aus dem Bauch heraus.
• Früherkennung von Risiken: Negative Entwicklungen im Personalbereich – wie etwa Abwanderungstendenzen oder erhöhte Fluktuationsraten – lassen sich bereits im Vorfeld identifizieren. So können rechtzeitig erforderliche Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
• Optimierung von Prozessen: Durch ein besseres Verständnis wichtiger Zusammenhänge / Kausalketten lassen sich zahlreiche Prozesse vom Recruiting bis zur Weiterbildung von Mitarbeitern nachhaltig optimieren.
• Übersicht über KPIs: Informationen und HR-Kennzahlen können schnell sowie systematisch eingesehen und die entsprechenden KPIs für Auswertungen herangezogen werden. Das bietet gerade HR-Verantwortlichen ein wichtiges Plus an Transparenz.
• Präzise Prognosen: Durch eine systematische Auswertung von Personaldaten lassen sich viele wertvolle Prognosen erstellen. Damit stellt People Analytics eine starke Ergänzung zu Workforce Analytics dar.
• Gezielte Förderung: Mitarbeiter können ihren Fähigkeiten entsprechend eingesetzt werden und bei Bedarf auch individuell gefördert werden, um aktuelle bzw. zukünftige Positionen noch sicherer ausfüllen zu können.

Es zeigt sich: Der korrekte Einsatz von People Analytics stellt für das gesamte Unternehmen – sowohl für die Führungsebene als auch für die Mitarbeiter – eine wertvolle und vor allem quantifizierbare Bereicherung dar.

People Analytics – Woher kommen die Daten?

Daten sind unverzichtbar, wenn es um empirisch fundierte Aussagen rund um Mitarbeiter geht. Je mehr und je qualitativ hochwertiger, desto einfacher und präziser lassen sie auch konkrete Einschätzungen zu. Diese wertvollen Informationen können Unternehmen aus diversen internen und externen Quellen beziehen:

• Mitarbeitergespräche / Umfragen / regelmäßige Stimmungsbilder
• Auszüge aus zentraler Personalsoftware / Personalcontrolling-Software
• Datensätze aus abteilungsspezifischen Systemen
• Benchmarks / Software von Drittanbietern
• Öffentliche Social Media-Profile

Gerade der Austausch mit den Mitarbeitern ist hier ein wertvoller Faktor. So legt etwa die Deloitte-Studie „Beyond productivity“ (2025) nahe, dass allein schon die transparente und regelmäßige Messung von Unternehmensdaten einen positiven Effekt auf die Motivation von Mitarbeitern haben kann.

Die reine Verfügbarkeit dieser Daten ist allerdings noch nicht ausreichend – wichtig ist, sie im Rahmen einer umfassenden Analyse sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Erst so lässt sich letztlich aus vielen separaten Datenpunkten ein stimmiges Gesamtbild erstellen.

Datenschatz vs. Datenschutz – Was Unternehmen beachten müssen

Unternehmen müssen sowohl bei der Erhebung als auch bei der Verknüpfung und Auswertung von Mitarbeiterdaten darauf achten, dass dies immer im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschieht. 

Für personenbezogene Daten von Mitarbeitern gelten klare Vorgaben:

• Der Zweck der Datenverarbeitung muss im Vorfeld klar definiert sein (DSGVO Art. 5)
• Mitarbeiter müssen der Datenverarbeitung zustimmen (DSGVO Art. 6)
• Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, welche Daten erhoben und wie lange diese zweckspezifisch gespeichert werden sollen (DSGVO Art. 13) 

Mit Blick auf den Themenkomplex „Zeiterfassung und DSGVO“ haben wir uns dieser Thematik bereits im Detail gewidmet. Für das Feld der People Analytics ist vor allem wichtig, immer einen Blick auf die aktuelle Rechtslage zu behalten und die Mitarbeiter – im beiderseitigen Interesse – in den Prozess der Datenerhebung & -analyse einzubinden. So bleibt das notwendige Maß an Datenschutz im Personalwesen gewährleistet.

Wie gelingt der Einstieg in People Analytics?

Wie genau erfolgt die Umsetzung in der Praxis? Tatsächlich ist der Einstieg in People Analytics nicht schwer – wir haben dazu eine kleine Übersicht erstellt:

1. Im Vorfeld klar definieren, welche Informationen gewonnen bzw. welche Fragen beantwortet werden sollen.
2. Ein fähiges Team zusammenstellen, das mit der Datenauswertung betraut wird.
3. Scope des Projekts festlegen – dies umfasst etwa den Umfang der Daten (Zeitraum / Abteilungen etc.)
4. Notwendige Informationen zur späteren Auswertung aus den entsprechenden Quellen zusammentragen.
5. Datenauswertung anhand der festgelegten Parameter durchführen
6. Ergebnisse präsentieren, prüfen und daraus geeignete Maßnahmen ableiten