Kurzarbeit + Zeiterfassung: Warum Excel nicht reicht und wie Unternehmen revisionssicher dokumentieren

Die wichtigsten Regelungen zur Kurzarbeit

Die Summe des Kurzarbeitergelds orientiert sich am Ausfall des Nettoentgelts: 60 % dieses Ausfalls zahlt die Agentur für Arbeit; wenn mindestens ein Kind im Haushalt des Arbeitnehmers lebt, beträgt die Summe sogar 67 % des ausgefallenen pauschalisierten Nettoentgelts. Beispiel: Arbeitet ein Arbeitnehmer etwa noch zu 50 % während der Kurzarbeit, zahlt der Arbeitgeber 50 % des regulären Gehalts; die fehlenden 50 % werden von der Agentur für Arbeit zu 60 bzw. 67 % ausgeglichen.

Die geleisteten Arbeitsstunden während der Kurzarbeit muss der Arbeitgeber dokumentieren; das gilt ebenso für Ausfall- oder Fehlzeiten. Anschließend muss er die Daten zur Zeiterfassung innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit einreichen, um die damit verbundenen Ansprüche geltend zu machen.

Wie viel Kurzarbeit gibt es in Deutschland?

Laut Hochrechnung der Bundesagentur für Arbeit zur Kurzarbeit gab es im Dezember 2025 bundesweit insgesamt 7.668 kurzarbeitende Betriebe mit 138.700 Mitarbeitern in Kurzarbeit. Damit lag die Kurzarbeiterquote bei 0,4 %. 

Warum Excel bei Kurzarbeit an Grenzen stößt

Excel ist in vielen Unternehmen das Mittel der Wahl, wenn kurzfristig Prozesse abgebildet werden müssen. Auch bei der Einführung von Kurzarbeit greifen viele zunächst auf Tabellenlösungen zurück. Doch was pragmatisch beginnt, kann sich schnell zu einem strukturellen Problem entwickeln.

Ein zentrales Defizit der Erfassung von Kurzarbeit in Excel-Tabellen liegt in der fehlenden Versionierung. Kurzarbeit ist selten ein statischer Zustand: Arbeitszeitmodelle werden temporär angepasst, Sollzeiten reduziert und Kurzarbeitsquoten mehrfach verändert. In Excel werden solche Anpassungen häufig einfach überschrieben – mit dem Ergebnis, dass im Nachhinein kaum noch nachvollziehbar ist, welche Regelung zu welchem Zeitpunkt galt. Genau diese Transparenz ist jedoch entscheidend, wenn Unternehmen gegenüber der Bundesagentur für Arbeit nachweisen müssen, auf welcher Grundlage Kurzarbeit berechnet wurde.

Hinzu kommt, dass Excel keine verlässliche Grundlage für komplexe Zeitberechnungen bietet. Denn im Kontext von Kurzarbeit müssen mehrere Dimensionen zugleich berücksichtigt werden: die vertraglich vereinbarte Sollzeit, die reduzierte Sollzeit während der Kurzarbeit, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und die daraus resultierenden Ausfallstunden. Werden diese Werte manuell berechnet oder über individuelle Formeln abgebildet, steigt die Fehleranfälligkeit erheblich – insbesondere bei großen Belegschaften.

Mit zunehmender Unternehmensgröße führt das Vorgehen mit Excel zu Inkonsistenz, fehlender Transparenz und im schlimmsten Fall zu Problemen bei der Abrechnung von Kurzarbeitergeld – insbesondere im Hinblick auf mögliche Prüfungen durch die Bundesagentur für Arbeit.

Rechtliche Grundlagen: Warum saubere Dokumentation bei Kurzarbeit unerlässlich ist

Die Anforderungen an die Zeiterfassung während Kurzarbeit ergeben sich aus verschiedenen gesetzlichen Regelungen. Zwar enthält das Dritte Buch Sozialgesetzbuch (SGB) keine expliziten Vorgaben zur technischen Umsetzung der Zeiterfassung, doch entsteht indirekt die Verpflichtung zur korrekten Erfassung von Kurzarbeit aus den Nachweispflichten gegenüber der Bundesagentur für Arbeit.

Grundsätzlich gilt: Unternehmen müssen die tatsächliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter lückenlos dokumentieren. Im Kontext von Kurzarbeit verschärfen sich diese Anforderungen zusätzlich. Für jeden Mitarbeiter und jeden Abrechnungsmonat müssen detaillierte Nachweise vorliegen.

Pauschale Angaben oder Schätzwerte sind nicht ausreichend. Stattdessen müssen Unternehmen in der Lage sein, jede einzelne Arbeitszeitbuchung sowie jede Ausfallstunde exakt nachzuhalten und nachvollziehbar zu belegen.

Zu den verpflichtenden Daten gehören insbesondere:

• Soll-Arbeitszeit
• Tatsächlich geleistete Arbeitszeit
• Ausfallstunden
• Begründungen für Arbeitsausfälle
• Zugrunde liegenden Vereinbarungen (z. B. Betriebsvereinbarung oder Einzelvereinbarung)

Diese Informationen bilden die Grundlage für die Berechnung und Genehmigung von Kurzarbeitergeld.

Darüber hinaus definiert § 95 SGB III die Mindestvoraussetzungen für Kurzarbeit. Dazu zählen unter anderem ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall, erfüllte betriebliche und persönliche Voraussetzungen sowie die ordnungsgemäße Anzeige des Arbeitsausfalls. Auch wenn die Zeiterfassung hier nicht explizit genannt wird, ist sie als  Zeiterfassungspflicht faktisch notwendig, um diese Voraussetzungen nachzuweisen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Mitbestimmung: Die Einführung von Kurzarbeit ist ohne Beteiligung des Betriebsrats nicht möglich. Ein Mitbestimmungsrecht besteht nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG – das gilt auch für die eingesetzten Systeme zur Zeiterfassung, insbesondere wenn diese zur Steuerung oder Auswertung von Arbeitszeiten genutzt werden.

Revisionssichere Dokumentation: der entscheidende Erfolgsfaktor

Eine saubere, revisionssichere Dokumentation ist der Schlüssel, um Kurzarbeit rechtssicher umzusetzen. Dabei geht es nicht nur um die Erfassung von Zeiten, sondern auch um die strukturierte und nachvollziehbare Ablage aller relevanten Informationen.

Ein wesentliches Merkmal moderner Systeme ist die systemseitige Kennzeichnung von Kurzarbeitsstunden. Dadurch wird klar zwischen regulärer Arbeitszeit, reduzierter Arbeitszeit und Ausfallstunden unterschieden. Diese Differenzierung ist nicht nur für die Abrechnung wichtig, sondern auch für spätere Auswertungen und Prüfungen.

Ebenso entscheidend ist die Möglichkeit, alle relevanten Daten jederzeit exportieren zu können. Im Prüfungsfall müssen Unternehmen schnell reagieren und umfassende Nachweise liefern. Dazu zählen unter anderem Einzelaufzeichnungen je Mitarbeiter, Nachweise über Vereinbarungen, Abrechnungsunterlagen sowie Arbeitszeitkonten.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Versionierung von Arbeitszeitmodellen. Änderungen an Sollzeiten oder Kurzarbeitsquoten müssen historisch nachvollziehbar sein. Moderne Zeiterfassungssysteme dokumentieren automatisch, wann welche Anpassung vorgenommen wurde und auf welcher Grundlage sie basiert.

Typischerweise werden bei Prüfungen folgende Unterlagen angefordert:

• Detaillierte Einzelaufzeichnungen der Arbeitszeiten
• Nachweise über Vereinbarungen zur Kurzarbeit
• Abrechnungsunterlagen
• Übersichten über Arbeitszeitkonten

Nur wenn diese Informationen strukturiert und vollständig vorliegen, lässt sich eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit ohne größeren Aufwand bestehen.

Vorbereitung auf Prüfungen: proaktiv statt reaktiv

Viele Unternehmen beschäftigen sich erst mit ihren Zeiterfassungsdaten, wenn eine Prüfung ansteht. Deutlich effizienter ist jedoch ein proaktiver Ansatz. Unternehmen sollten sich regelmäßig fragen: „Würden wir einer externen Prüfung heute standhalten?“

Ein bewährtes Mittel ist die interne Simulation von Prüfungen. Dabei wird gezielt kontrolliert, ob alle relevanten Daten vollständig vorliegen und korrekt ausgewertet werden können. Ergänzend dazu empfiehlt sich eine stichprobenartige Kontrolle einzelner Mitarbeiter. Hierbei werden Soll- und Ist-Zeiten, Ausfallstunden sowie zugrunde liegende Vereinbarungen im Detail geprüft. Solche Stichproben helfen, systematische Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Ein weiterer wichtiger Baustein sind Plausibilitätskontrollen. Insbesondere die Abstimmung zwischen Schichtplanung und tatsächlich erfasster Arbeitszeit ist entscheidend. Abweichungen müssen dokumentiert und erklärbar sein – gerade in komplexen Arbeitszeitmodellen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Zeiterfassung im Schichtdienst.

Nicht zuletzt sollten auch Sonderfälle sauber dokumentiert werden. Dazu zählen beispielsweise kurzfristige Änderungen der Kurzarbeit, individuelle Abweichungen oder spezielle Regelungen für einzelne Mitarbeiter. Solche Fälle stehen bei Prüfungen häufig im Fokus.

Wo Kurzarbeit besonders komplex wird: Branchen im Fokus

Die Komplexität der Kurzarbeit hängt stark von der jeweiligen Branche ab. In vielen Bereichen entstehen zusätzliche Anforderungen, die eine manuelle Verwaltung nahezu unmöglich machen.

In der Logistik etwa treffen schwankende Tourenplanungen auf variable Einsatzzeiten. Gleichzeitig sind viele Tätigkeiten an bestimmte Qualifikationen gebunden, beispielsweise im Umgang mit Gefahrgut oder speziellen Fahrzeugklassen. Hinzu kommt die Herausforderung, Kurzarbeit mit kurzfristigen Bedarfsspitzen zu kombinieren.

Im Handel ergibt sich die Komplexität vor allem aus der dezentralen Struktur, die hier oft vorliegt. Unterschiedliche Auslastungen je Standort, Kurzarbeit nur in einzelnen Filialen und flexible Schichtmodelle bei reduzierten Öffnungszeiten machen eine zentrale Steuerung schwierig.

Die Produktion bringt wiederum eigene Herausforderungen mit sich: Hier müssen Maschinenlaufzeiten und Personaleinsatz exakt aufeinander abgestimmt werden. Teilstilllegungen einzelner Produktionslinien sowie komplexe Schichtmodelle wie Wechsel- oder kontinuierliche Schicht erhöhen den Koordinationsaufwand zusätzlich.

Im Gesundheitswesen schließlich ist die Situation besonders sensibel. Während bestimmte Bereiche – etwa die Pflege – durchgehend ausgelastet sind, kann es in Verwaltungsbereichen zu Kurzarbeit kommen. Diese Differenzierung muss exakt dokumentiert werden, um sowohl betriebliche Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

KPIs für HR-Controlling bei Kurzarbeit

Gerade in größeren Unternehmen spielt das HR-Controlling eine zentrale Rolle bei der Steuerung von Kurzarbeit. Neben der reinen Dokumentation geht es darum, fundierte Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten zu treffen.

Zu den wichtigsten Kennzahlen in diesem Zusammenhang zählen:

• Kurzarbeitsquote je Bereich oder Standort
• Durchschnittliche Ausfallstunden pro Mitarbeiter
• Produktivität bezogen auf geleistete Arbeitsstunden
• Abweichung zwischen geplanter und tatsächlicher Arbeitszeit
• Kostenentwicklung im Zusammenhang mit Kurzarbeit

Diese KPIs lassen sich nur dann zuverlässig erheben, wenn die zugrunde liegenden Daten systematisch und konsistent erfasst werden.

Digitalisierung der Zeiterfassung: die belastbare Lösung

Die Digitalisierung der Zeiterfassung ist der entscheidende Schritt, um Kurzarbeit effizient und rechtssicher abzubilden. Dabei geht es nicht nur um die Ablösung von Excel, sondern auch um die Etablierung durchgängiger Prozesse.

Eine zentrale Plattform bildet die Grundlage für eine einheitliche Datenbasis und verhindert Medienbrüche. Besonders in Unternehmen mit mehreren Standorten sorgt das für Transparenz und Vergleichbarkeit. Zusätzliche Vorteile bieten Cloud-basierte Lösungen, etwa einen standortübergreifenden Zugriff, hohe Skalierbarkeit und automatische Updates. Moderne Systeme wie die SaaS-Zeiterfassung (Software as a Service) ermöglichen es darüber hinaus, auch komplexe Arbeitszeitmodelle flexibel abzubilden.

Darüber hinaus sollte die Zeiterfassung eng mit weiteren HR-Prozessen verzahnt sein. Eine integrierte Cloud-HR-Software stellt sicher, dass alle relevanten Daten konsistent verarbeitet werden – von der Zeitbuchung bis zur Abrechnung. Ganz gleich, welche digitale Lösung genutzt wird: Unternehmen müssen in jedem Fall sicherstellen, dass alle Prozesse der Zeiterfassung DSGVO-konform gestaltet sind.

Fazit: Kurzarbeit erfordert professionelle Zeiterfassung

Kurzarbeit stellt Unternehmen vor organisatorische und rechtliche Herausforderungen, die weit über die klassische Zeiterfassung hinausgehen. Insbesondere die Anforderungen an Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Prüfungsfähigkeit sind deutlich höher.

Excel ist diesen Anforderungen langfristig nicht gewachsen. Fehlende Versionierung, manuelle Berechnungen und mangelnde Transparenz führen schnell zu Risiken – sowohl operativ als auch rechtlich. Eine digitale, revisionssichere Zeiterfassung schafft hier die notwendige Grundlage. Sie ermöglicht eine vollständige Dokumentation, automatisierte Auswertungen und eine reibungslose Vorbereitung auf Prüfungen.

Gerade im Konzernumfeld mit mehreren Standorten ist eine integrierte Lösung unverzichtbar. Entsprechende Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, Kurzarbeit strukturiert, effizient und rechtssicher zu steuern.

Wer Kurzarbeit nachhaltig und professionell managen möchte, sollte daher frühzeitig in eine moderne Zeiterfassung investieren – auch aus Compliance-Gründen und als strategischen Vorteil im HR-Management.

So funktioniert Zeiterfassungssoftware von GFOS

Mit Zeiterfassungssoftware können die benötigten Daten zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes automatisch ausgestellt werden. Diese lassen sich dann zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden. Durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann das System direkt die Kurzarbeitszeit berechnen. Diese wird mit der durch die Mitarbeiter erbrachten Arbeitszeit verrechnet und orientiert sich an der Soll-Arbeitszeit, die im Zeiterfassungssystem hinterlegt wurde. 

Durch individuelle Zeitkonten der Mitarbeiter lassen sich verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise 50 % oder 70 % Kurzarbeit, einfach darstellen und im Anschluss automatisiert im System hinterlegen. Diese Daten sind auch zu späteren Zeitpunkten in der Software einsehbar und können für Auswertungen genutzt werden.