HR-Software: Vergleich der wichtigsten Kriterien für die richtige Wahl

Definition: Was ist HR-Software?

HR-Software (Human-Resources-Software) bezeichnet digitale Anwendungen, die Personalabteilungen in Unternehmen dabei unterstützten, alle mitarbeiterbezogenen Aufgaben effizient zu verwalten.

Dazu gehören Prozesse wie Personalverwaltung, Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Leistungsmanagement, Weiterbildung und Payroll-Management.

Warum ist ein HR-Software-Vergleich sinnvoll?

Wie Programme für andere Anwendungsbereiche unterscheiden sich auch HR-Anwendungen teils deutlich voneinander; beispielsweise in Funktion, Handling und Kosten. Gerade größere Mittelständler und Konzerne legen Wert auf HR-Software, die der Komplexität der Arbeitsumgebung entspricht, ihre Compliance-Anforderungen erfüllt und standortübergreifend – auch international – genutzt werden kann.

Anhand eines HR-Software-Vergleichs können Entscheider Eigenschaften wie diese gegeneinander abwägen und das für ihre Anforderungen beste Tool wählen.

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HR-Tools für internationale Teams

Für internationale Teams spielen spezialisierte HR-Lösungen eine zentrale Rolle, um unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, Sprachen und Arbeitsmodelle effizient zu verwalten. Globale Personalabteilungen stehen vor der Herausforderung, einheitliche Prozesse zu etablieren, die gleichzeitig genügend Flexibilität für lokale Besonderheiten bieten – was sich auch in der Funktionalität der HR-Software widerspiegeln soll.

Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Sprach- und Zeitzonenunterstützung. Benutzeroberflächen und Workflows müssen in mehreren Sprachen verfügbar sein bzw. abgebildet werden, damit Mitarbeiter das System an allen Standorten problemlos nutzen können. Dazu gehören lokalisierte Formulare, die an die jeweiligen gesetzlichen Vorgaben angepasst werden.

Neben sprachlicher Vielfalt spielt auch die globale Zeiterfassung eine bedeutende Rolle: Systeme müssen Arbeitszeiten und Abwesenheiten über verschiedene Zeitzonen hinweg konsistent abbilden, um sowohl die Einhaltung lokaler Vorschriften als auch eine transparente Steuerung weltweit sicherzustellen. Siehe auch: Zeiterfassungssysteme im Vergleich.

Fallbeispiel: HR-Software von GFOS für SGL Carbon

Wie der Einsatz solcher Lösungen in der Praxis aussehen kann, zeigt unsere Success Story von SGL Carbon, einem der weltweit führenden Unternehmen für die Entwicklung und Herstellung kohlenstoffbasierter Lösungen. Seiner Rolle entsprechend setzt SGL Carbon HR-Software von GFOS – einem der 25 größten HR-Softwareanbieter in Deutschland – an verschiedenen Produktionsstandorten weltweit ein.

Dabei werden lokale Besonderheiten berücksichtigt, während gleichzeitig zentrale HR-Prozesse effizient gesteuert und vereinheitlicht werden. Dieses Zusammenspiel aus Standardisierung und Flexibilität bildet die Grundlage für eine erfolgreiche internationale Personalarbeit.

Cloud vs. On-Premise: Wie unterscheiden sich HR-Systeme im Datenschutz?

Cloudbasierte HR-Systeme bieten Unternehmen zahlreiche betriebliche Vorteile. Sie erfordern geringere Anfangsinvestitionen, da keine eigene Serverinfrastruktur aufgebaut werden muss. 

Rollouts und Updates lassen sich zentral steuern und unkompliziert durchführen, wodurch neue Funktionen schneller verfügbar sind. Zudem sind Cloud-Lösungen flexibel skalierbar und entlasten die interne IT, da Wartung und Betrieb beim Anbieter liegen.

Im Gegensatz dazu ermöglichen On-Premise-Lösungen eine stärkere Anpassung an individuelle Unternehmensanforderungen. Da die Systeme lokal betrieben werden, können sie technisch vom Internet isoliert werden, was ein zusätzliches Sicherheitsniveau schaffen kann. 

Die dadurch mögliche vollständige Kontrolle über Infrastruktur und Daten kann für Organisationen mit besonders sensiblen Informationen ein entscheidendes Auswahlkriterium sein.

Wichtig für den Datenschutz: EU- vs. US-Anbieter

Ein weiterer wichtiger Aspekt in Bezug auf den Datenschutz ist die Wahl des Anbieters – abhängig von seinem Unternehmensstandort.

Anbieter in der Europäischen Union legen in der Regel einen starken Fokus auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationaler Datenschutzgesetze. 

Bei Anbietern aus den USA kann es dagegen zu rechtlichen Konflikten kommen: Der sogenannte CLOUD Act erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten von US-Anbietern, auch wenn diese Daten außerhalb der USA genutzt werden. Wenn personenbezogene Daten von EU-Bürgern betroffen sind, kann das mit den Verpflichtungen aus der DSGVO kollidieren.

Für Unternehmen mit Sitz in der EU, die der DSGVO unterliegen, stellt das Datenhosting bei US-Anbietern daher eine besondere Herausforderung dar. Aus Datenschutzsicht ist es häufig sicherer, auf einen EU-Anbieter zu setzen, der klar den europäischen Rechtsrahmen einhält.

Ideal für wachsende Unternehmen: flexible Lizenzmodelle 

Viele moderne HR-Plattformen bieten heute flexible Lizenzmodelle, die sich besonders gut für wachsende Unternehmen eignen. Dabei lassen sich zwei grundsätzliche Ansätze unterscheiden:

Subscription-Lizenzmodelle

Subscription-Lizenzmodelle – zum Beispiel in Form unserer SaaS-Bundles – basieren in der Regel auf einem fairen Pay-per-User-Prinzip: Unternehmen zahlen also nur für die tatsächlich genutzten Nutzerlizenzen und Funktionen. Durch den modularen Aufbau können zusätzliche Module jederzeit hinzugebucht werden; etwa für Recruiting, Zeiterfassung oder Performance Management.

Dieses Modell ermöglicht es, die Plattform schrittweise auszubauen und entlang des Unternehmenswachstums anzupassen. Neue Standorte, Abteilungen und Teams lassen sich unkompliziert integrieren, ohne die bestehende Systemarchitektur zu verändern.

Enterprise-Lizenzmodelle

Enterprise-Lizenzen hingegen erfordern häufig eine höhere Einmalinvestition, sind oft an feste Module gebunden und werden in der Regel über langfristige Verträge abgeschlossen. Das kann für sehr große Organisationen mit stabilen Strukturen sinnvoll sein, bietet jedoch weniger Flexibilität, wenn sich der Bedarf kurzfristig ändert oder neue Funktionen benötigt werden.

Gerade bei globalem Wachstum ist ein skalierbares Lizenzmodell entscheidend. Plattformen mit modularer Struktur oder klar definierten Paketpreisen erleichtern es, Funktionen schrittweise zu ergänzen – etwa wenn neue Länder hinzukommen oder zusätzliche HR-Prozesse digitalisiert werden sollen. So lassen sich die Kosten transparent steuern, während die Systemlandschaft organisch mit dem Unternehmen mitwächst.

Trends im Bereich Enterprise-HR-Software in Europa und weltweit

Aktuell zeichnen sich im Bereich der Enterprise-HR-Software sowohl in Europa als auch weltweit mehrere bedeutende Trends ab, die die Digitalisierung und Personalarbeit nachhaltig prägen:

KI-gestützte Prozesse und Auswertungen

Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Personalarbeit, indem sie nicht nur Daten verarbeitet, sondern auch auf deren Grundlage tiefgehende Analysen ermöglicht; unter anderem im Bereich People Analytics. HR-Softwarelösungen nutzen KI, um Muster in Mitarbeiterdaten zu erkennen, Vorhersagen zu treffen und personalisierte Empfehlungen zu geben.

Dies unterstützt Personalabteilungen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Maßnahmen zu ergreifen. Ein Beispiel hierfür ist die Integration von KI-Agenten in HR-Systeme, die Aufgaben automatisieren und personalisierte Interaktionen ermöglichen.

Self-Service-Plattformen und mobile Apps

Moderne HR-Systeme bieten Self-Service-Portale (HRIS, Human Resources Information Systems) und mobile Anwendungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Daten eigenständig zu verwalten, Urlaubsanträge zu stellen und/oder Leistungsbeurteilungen einzusehen. Diese Tools erhöhen die Nutzerfreundlichkeit und Flexibilität, da Mitarbeiter jederzeit und von überall auf relevante Informationen zugreifen können.

Integration von Collaboration-Tools

Die nahtlose Integration von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Slack in HR-Software wird zunehmend wichtiger. Diese Integration ermöglicht eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und erleichtert den Austausch von HR-relevanten Informationen direkt auf den genutzten Kommunikationsplattformen.

Fokus auf Employee Experience

Unternehmen legen zunehmend Wert auf die Employee Experience, also das Gesamterlebnis der Mitarbeiter im Unternehmen. HR-Softwarelösungen entwickeln sich daher zu Plattformen, auf denen nicht nur administrative Aufgaben vereinfacht abgewickelt werden können, sondern mit deren Hilfe auch das Wohlbefinden und die Entwicklung der Mitarbeiter gefördert werden kann. Dies umfasst Funktionen wie personalisierte Lernangebote, Feedback-Tools und Programme zur Gesundheitsförderung.

Trends wie diese zeigen, dass HR-Softwarelösungen zunehmend intelligenter, flexibler und mitarbeiterzentrierter werden, um den Anforderungen einer dynamischen und globalisierten Arbeitswelt gerecht zu werden.

Einführung einer neuen HR-Software in Konzernen mit Legacy-Systemen

Die Einführung einer neuen HR-Software in einem Konzern mit bestehenden Legacy-Systemen wie SAP oder Oracle stellt eine komplexe Herausforderung dar. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Integration in bestehende ERP-Systeme. 

Um Stammdaten konsistent abzugleichen und redundante Datenprobleme zu vermeiden, sind zuverlässige Schnittstellen notwendig. Moderne HR-Lösungen wie die von GFOS bieten hierfür oft standardisierte und zertifizierte Schnittstellen, die eine reibungslose Verbindung zu Altsystemen ermöglichen.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Datenmigration und -bereinigung. Vor der Übernahme in das neue System sollten Altdaten sorgfältig geprüft werden: Duplikate müssen entfernt, Datenformate vereinheitlicht und fehlerhafte Einträge korrigiert werden. Eine saubere Datenbasis ist entscheidend, um spätere Inkonsistenzen und Systemfehler zu vermeiden.

Parallel dazu spielt Change Management eine zentrale Rolle. HR-Teams benötigen gezielte Schulungsprogramme, um die neuen Prozesse sicher anzuwenden. Gleichzeitig ist die Kommunikation mit der gesamten Belegschaft wichtig – beispielsweise, wenn Arbeitszeiten künftig anders erfasst werden müssen. Nur durch transparente Kommunikation und begleitende Trainings können Mitarbeiter die neuen Abläufe akzeptieren und effizient nutzen.

Best Practices aus Enterprise-Roll-outs empfehlen einen schrittweisen Ansatz: Zunächst wird die Software in einer einzelnen Abteilung getestet und eingeführt. Anschließend erfolgt die sukzessive Ausweitung auf den gesamten Standort und später auf weitere Länder oder Einheiten. Begleitend sollten klare Monitoring- und Erfolgskriterien definiert werden, die den Rollout kritisch evaluieren und notwendige Anpassungen rechtzeitig ermöglichen.

Faire Evaluierung von HR-Software-Anbietern in 3 Schritten

Der objektive Vergleich der verschiedenen Anbieter von HR-Software erfordert einen systematischen Ansatz. Folgende Schritte haben sich in der Praxis bewährt:

Erstellung eines Kriterienkatalogs

Zunächst sollten die Anforderungen des Unternehmens klar definiert und in einem Kriterienkatalog festgehalten werden. Typische Bewertungskriterien umfassen Funktionen und Module, Datenschutzkonzept und Berücksichtigung von Compliance-Vorgaben, Support- und Serviceangebote, Möglichkeiten zur Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit (Usability) sowie Mobilität, also die Verfügbarkeit von mobilen Apps und/oder Self-Service-Portalen.

Pilotierung und Proof of Concept (PoC)

Ein Live-Test in ausgewählten Teilbereichen des Unternehmens erlaubt es, die Praxistauglichkeit der Software zu prüfen. Hierbei werden zentrale Prozesse simuliert, Schnittstellen getestet und die Bedienbarkeit durch die Nutzer bewertet. Dieser Schritt hilft, die Leistungsfähigkeit des Systems unter realen Bedingungen zu überprüfen, bevor eine unternehmensweite Einführung erfolgt.

Einholung von Nutzerbewertungen und Referenzen

Erfahrungen anderer Unternehmen mit vergleichbarer Größe oder in derselben Branche sind ein wertvolles Entscheidungskriterium. Referenzen geben Einblicke in die langfristige Zuverlässigkeit, die Qualität des Supports und die Umsetzung von Integrationen. Zusätzlich können öffentliche Bewertungsplattformen wie OMR-Reviews genutzt werden, um ein objektives Bild der Anbieter zu erhalten.