HR-Kennzahlen – Wichtige KPIs im Personalwesen ermitteln & nutzen

Was sind HR-Kennzahlen? – Definition dieser KPIs 

Mithilfe von HR-Kennzahlen / Personalkennzahlen können Unternehmen verschiedenste personalbezogene Informationen quantitativ erfassen. Auf Basis dieser Daten können nachfolgend entsprechende Maßnahmen ergriffen bzw. Strategien beschlossen werden.

Folgende Angaben können wichtige HR-Kennzahlen darstellen:

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Durchschnittliche Produktivität
• Fluktuationsrate
• Kosten pro Einstellung
• Diversitätsquote (je Abteilung)

Diese Kennzahlen erlauben es Unternehmen bzw. den Personalverantwortlichen, zu ermitteln, ob unternehmensweit / abteilungsweit im Vorfeld definierte Vorgaben erreicht werden. Oder sie liefern Informationen darüber, ob in bestimmten Bereichen weitere Steuerungsbedarfe bestehen. Die fachgerechte Auswertung der Zahlen ist dabei essenziell.

Gleichzeitig muss für HR-Verantwortliche klar sein, was sie erheben und warum sie es erheben. Denn letztlich dient die Erhebung und Auswertung verschiedenster Kennzahlen im Personalbereich auch immer der Prüfung bzw. Optimierung eines bestimmten Teilbereichs des Unternehmens.

Warum HR-Kennzahlen (und ihr Tracking) so wichtig sind 

Dass Personalverantwortliche wichtige Informationen erhalten, wenn im Unternehmen gewisse personalbezogene Kennzahlen erhoben werden, leuchtet ein. Aber inwiefern liefern solche HR-Controlling-Kennzahlen konkrete Mehrwerte für Personalabteilung und Betrieb? Wir haben einige der wichtigsten Vorteile zusammengestellt:

• Strategische Personalentscheidungen datenbasiert treffen: HR-Kennzahlen ermöglichen es, Personalentscheidungen auf einer soliden, objektiven Grundlage zu treffen – statt auf Grundlage eines „Bauchgefühls“. Das erleichtert unter anderem die strategische Planung von personellen Ressourcen oder auch die zielgerichtete Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen entlang des Employee Lifecycle. Auf Basis konkreter Daten können HR-Abteilungen Szenarien simulieren, Bedarfe besser einschätzen und langfristige Planungen zuverlässiger gestalten.
• Frühwarnsystem für HR-Prozesse und Organisationsentwicklung: Über das Tracking bestimmter HR-Kennzahlen können Personaler im besten Falle frühzeitig negative Entwicklungen aufdecken. Steigende Fluktuationsraten oder auch eine Häufung von Krankentagen können etwa auf strukturelle Probleme hindeuten. Auch Führungsthemen, etwa durch auffällige Ergebnisse in Mitarbeiterbefragungen, lassen sich systematisch erheben. Anhand dieser Kennzahlen können HR-Verantwortliche Anzeichen für Risiken wie Burnout, Überlastung oder eine toxische Unternehmenskultur erfassen und – bestenfalls frühzeitig – thematisieren.
• Effizienz und Kosten im Blick behalten: Durch die Erhebung und Auswertung personalbezogener Kennzahlen behalten Unternehmen die Kontrolle über wichtige HR-Kostenstellen. Hierzu zählen etwa die Kosten für Neueinstellungen oder auch die „Time to Hire“. Eine solche Übersicht über die anfallenden Kosten kann helfen, interne Prozesse zu analysieren und zu verbessern, zum Beispiel durch das Einsparen unnötiger Ausgaben oder durch die (kosteneffiziente) Automatisierung einzelner Abläufe / Prozesse.
• Fortschritte und Trends messbar machen: Gerade bei strategischen Veränderungen im Unternehmen (z.B. Verstärkung der Digitalisierung / Neuordnung von Abteilungen) spielen HR-Kennzahlen eine wichtige Rolle. Sie dokumentieren langfristige Entwicklungen, bieten ein „Stimmungsbild“ der Mitarbeiter und liefern dazu objektive Daten zur Erfolgskontrolle von Maßnahmen. Durch den Vergleich dieser Kennzahlen im Personalwesen können Personalverantwortliche zusätzlich prüfen, wie die eigene Belegschaft – mit Blick auf branchenrelevante KPIs – gegenüber der direkten Konkurrenz „abschneidet“.
• Transparenz gegenüber Management und Stakeholdern: HR-Kennzahlen liefern eine einheitliche Datengrundlage für Management-Entscheidungen. In Reportings und Präsentationen bieten sie eine faktenbasierte Argumentationshilfe – etwa für Investitionen in Recruiting-Maßnahmen, Weiterbildungen oder Gesundheitsmanagement. Gleichzeitig ermöglichen diese Kennzahlen im HR-Controlling eine einfache Visualisierung komplexer Sachverhalte, etwa in Dashboards. Dies vereinfacht die Kommunikation und die Nachvollziehbarkeit, besonders bei regelmäßigen Kennzahlen-Reportings.

Die Notwendigkeit des Trackings (relevanter) Kennzahlen im Personalbereich unterstreicht nicht zuletzt der HR-Monitor 2024 von McKinsey. So investieren Unternehmen heute nach wie vor viel Zeit und Geld in die Akquise neuer Talente – gleichzeitig bleibt das interne Potenzial häufig ungenutzt. Weiterhin wird zu wenig Zeit und Energie in die Weiterbildung & Entwicklung bestehender Mitarbeiter gesteckt. So konnte sich mehr als ein Drittel (37%) aller Befragten vorstellen, in den nächsten 3-6 Monaten zu kündigen.

Relevante HR-Kennzahlen bestimmen – Was zu beachten ist

Bei der Erhebung und Auswertung von Kennzahlen müssen Personalverantwortliche beachten, dass nicht jede Kennzahl für jedes Ziel / jede Zielgruppe im gleichen Maße relevant ist. Der Fokus sollte immer auf wenigen, aber dafür wirklich aussagekräftigen KPIs liegen. Um diese sicher zu bestimmen, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise:

• Blick auf Zielgruppen richten: Die Frage, wem die HR-Kennzahlen präsentiert werden, beeinflusst die Herangehensweise. Für die Geschäftsführung ist etwa die Fluktuationsrate in wichtigen Abteilungen interessant, im Controlling liegt der Fokus meist auf der Kosteneffizienz (von Prozessen) und für Führungskräfte ist vor allem die objektive Performance des eigenen Teams von Interesse (z.B. der Zielerreichungsgrad). Die Präsentation der KPIs muss diese Blickwinkel und Prioritäten berücksichtigen.
• Ebene der Betrachtung festlegen: Die zu betrachtenden HR Kennzahlen sollten sich an der jeweiligen „Betrachtungsebene“ orientieren. Geht es um operative Kennzahlen für das aktuelle Tagesgeschäft? Sollen taktische Kennzahlen für die mittelfristige Personaleinsatzplanung verglichen werden? Oder werden strategische KPIs für langfristige Planungsvorhaben und Prognosen benötigt?
• Entlang des Employee Lifecycle denken: Für die Erfassung und Bewertung relevanter Kennzahlen im Personalwesen ist der Employee Lifecycle ein guter Ausgangspunkt. Die Phasen helfen bei der sinnvollen Strukturierung vom Recruiting (Time to Hire / Bewerberanzahl je Stelle) über Retention (Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit) bis zur Offboarding-Phase (Weiterempfehlung durch Mitarbeiter). So geraten keine KPIs in Vergessenheit.
• Qualität vor Quantität: Bei der Auswahl von Personalcontrolling-Kennzahlen ist es sinnvoll, sich auf die relevantesten KPIs zu beschränken. Gute Kennzahlen zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie sich zuverlässig erheben lassen, auch über lange Zeiträume hinweg sinnvoll vergleichbar sind und sie sich durch konkrete Maßnahmen klar beeinflussen lassen. 

Apropos Qualität: Zwar geht es bei der Betrachtung von HR-Kennzahlen vor allem um quantitative KPIs, gleichzeitig dürfen Personaler aber nicht vergessen, dass selbstverständlich auch qualitative Faktoren der Arbeit für Mitarbeiter eine wichtige Rolle spielen. Aspekte wie die Zufriedenheit mit Führungskräften oder das Mitarbeiterengagement sind deutlich schwieriger zu erfassen, aber ebenso relevante KPIs für Mitarbeiter und Unternehmen.

Kennzahlen sinnvoll visualisieren – HR-Dashboards & weitere Tools

Wie bereits erwähnt, kommt es darauf an, Personalkennzahlen sowohl für die relevanten Zielgruppen als auch mit Blick auf die unternehmerischen Zielsetzungen selbst aufzubereiten. Ebenso wichtig ist aber auch die Art der Präsentation selbst – etwa über praktische Tools wie ein HR-Dashboard, auf das alle relevanten Stakeholder Zugriff haben.

Diese Form der Aufbereitung bietet gleich mehrere Vorteile:

• Übersichtliche Darstellung: Alle (relevanten) Daten liegen in leicht verständlicher Form zum Abruf bereit. Mithilfe eines Dashboards können auch komplexe Informationen klar und komprimiert dargestellt werden.
• Echtzeit-Informationen: Durch die Anbindung an Feedback-Tools und ähnliche Software-Lösungen stehen alle wichtigen Daten in Echtzeit zur Verfügung.
• Zentrale Datenverwaltung: Moderne Systeme ermöglichen die automatisierte Sammlung und Auswertung von HR-Daten. So fließen alle Daten zentral an einer Stelle zusammen, eine einheitliche Datenqualität ist sichergestellt.
• Self-Service-Funktionalität: Neben der reinen Präsentation relevanter Daten ist es gerade für Führungskräfte interessant, auf bestehende Personaldaten zugreifen und diese für eigene KPI-Analysen heranziehen zu können.

Mit den richtigen Tools (BI-Tools mit HR-Schnittstellen / Workforce-Management-Software) lassen sich HR-Kennzahlen besser, schneller und präziser interpretieren als je zuvor. Von der automatischen Erfassung der An- und Abwesenheiten und der einfachen Berechnung der FTE bis zur intelligenten Verknüpfung von operativen und strategischen Datensätzen schafft die Kombination aus KPIs und leistungsfähiger Tools ein neues Maß an datengestützter Transparenz im Unternehmen.

Wichtige HR-Kennzahlen im Überblick

Mit Blick auf die eigenen Mitarbeiter gibt es offensichtlich eine enorme Bandbreite an Kennzahlen, die Personalverantwortliche erfassen und kontextspezifisch auswerten können. Einige HR-Kennzahlen-Beispiele haben wir hier zusammengestellt: