Main Features

Besucherströme smart lenken

Die Besuchermanagement-Software von GFOS verschafft Unternehmen einen ständigen Überblick über die Besucher, die sich auf dem Gelände befinden – inklusive Check-in- und Check-out-Zeiten. Die Besucher selbst profitieren vom Komfort, keine Anmeldungszettel ausfüllen zu müssen und sich frei im Gebäude bewegen zu können. Dabei haben sie nur Zutritt zu Räumen, die für sie freigegeben sind.

Für die Ausstellung von Besucherausweisen können personalisierte Berechtigungskonzepte angewendet werden. Optional können Besucher von Mitarbeitenden via Employee-Self-Service digital angemeldet werden. Darüber hinaus verfügt unsere Besuchermanagement-Software über Schnittstellen für die Besucherverwaltung VISIT von ASTRUM IT. So vereinfachen Sie mit unserer Lösung das Besuchermanagement Ihres Unternehmens erheblich – für Ihre Mitarbeitenden ebenso wie für Ihre Besucher.

Ihre Vorteile

Die Vorteile der Besuchermanagement-Software von GFOS

Jederzeit Überblick

Gedruckte Anmeldeliste war gestern: Behalten Sie die Übersicht über aktuelle Besucher und Dienstleister auf Ihrem Gelände.

Einfache Voranmeldung

Ihre Mitarbeitenden können Besucher selbst über praktische Workflow-Funktionen anmelden.

Viele Sprachen

GFOS.Access Control unterstützt 18 Sprachen für einfache Integration über Landesgrenzen hinaus. Auch im Besucher-Selfservice können Sie bequem die Sprache wechseln.

Positive Besuchererfahrung

Besucher können sich ohne Begleitperson in freigegebenen Zonen und Räumen bewegen – Ihr Unternehmen bleibt geschützt.

Digitales Ausweismanagement

Erstellen Sie in wenigen Klicks individuelle Besucherausweise mit verschiedenen Berechtigungen – digital oder klassisch ausgedruckt.

Integration in Zeitwirtschaft und mehr

Der modulare Aufbau der GFOS-Software ermöglicht zudem die Integration Ihrer Gäste in die Zeiterfassung und andere Module.

In der Anwendung

Besuchermanagement einfach effizienter gestalten

Mit unserer Besuchermanagement-Software können Sie (regelmäßige) Besucher besonders einfach steuern. Hinterlegen Sie dazu Besucherstammdaten für einmalige oder auch wiederkehrende Personen – vom Personal von Gebäudereinigungen und Gebäudesicherheitsunternehmen über wiederkehrende Lieferanten bis hin zu klassischen Besuchern. Oder lassen Sie diese bereits vor ihrem Eintreffen in Ihrem Unternehmen durch Mitarbeitende anmelden. Alternativ ist auch eine Datenerfassung durch Besucher selbst am Touch-Terminal möglich. Ein dauerhafter Zutritt der Besucher wird durch die automatische Sperrung nach Ablauf des angegebenen Besuchszeitraums verhindert.

Die zahlreichen Funktionen des Besuchermanagement-Systems werden durch diverse Protokoll- und Auswertungsmöglichkeiten ergänzt, darunter die Raumüberwachung z.B. mithilfe einer Evakuierungsliste oder dem klassischen Zutrittsprotokoll. Darüber hinaus können bei Bedarf Fragebögen in den Besucher-Self-Service integriert werden, zum Beispiel Abfragen zum Gesundheitsstatus.

Besucherschein drucken

Sie benötigen einen ausgedruckten Besucherschein? Das ist mit dem Besuchermanagement von GFOS möglich.

Integration zur Zeiterfassung

Besucher lassen sich in Ihre Zeiterfassung integrieren – inklusive Option, digitale Stundenzettel zu generieren. Das ist insbesondere zur Rechnungsprüfung für Handwerker und ähnliche Berufsgruppen sinnvoll.

Alle Features

Die Funktionen der Besuchermanagement-Software von GFOS

Übersichtliches Besuchermonitoring

Behalten Sie jederzeit den Überblick über Besucher auf Ihrem Gelände. Anwesende Personen lassen sich mit nur wenigen Klicks auswerten.

Besucheranträge stellen

Ihre Mitarbeitenden können Besucher eigenständig über ein Employee-Selfservice-Portal anmelden und Verwaltungsaufgaben somit beschleunigen.

Rollen- und Berechtigungskonzept

Vergeben Sie individuelle Rollen und Berechtigungen für Ihre Besucher oder externe Mitarbeitende. Auch zeitlich begrenzte Gruppen- oder Individualrechte sind möglich.

Schnittstellen für Ihre Anforderungen

Unser Partner ASTRUM bietet mit dem Besuchermanagement System VISIT eine erweiterte Lösung, die wir direkt an die GFOS-Zutrittskontrolle anbinden können.

Dienstleistungsunternehmen integrieren

Steuern Sie Fremdmitarbeitende und Dienstleister einfach und ISMS-konform mit dem digitalen Besuchermanagement.

Einfaches Ausweismanagement

Die Besucherausweise erstellen und kodieren Sie direkt mittels Software. Neue Personen lassen sich schnell anlegen. Alternativ können Sie auch Besucherscheine in Papierform ausgeben.

Success Storys

„Durch die neue Zutrittskontrolllösung ist es uns jederzeit möglich, einen Überblick über die auf dem Betriebsgelände befindlichen Personen zu erhalten. Dies ist notwendig, um im Alarmfall die vollständige Evakuierung der Anlage nachhalten zu können.“

Josef Hektor (Assistent der Geschäftsführung, AVA Abfallverwertung Augsburg)
„Es war optimal, dass wir unsere bestehenden Zutrittsterminals problemlos an GFOS anbinden und weiter nutzen konnten.“

Philippe de Surmont (Project Manager Human Resources, IMS Gear)

Erfolge mit dem Besuchermanagement von GFOS

AVA Abfallverwertung Augsburg

Josef Bernbacher & Sohn GmbH & Co. KG

IMS Gear SE & Co. KGaA

MANN+HUMMEL International GmbH & Co. KG

FAQ

Warum ist ein Besuchermanagement für Unternehmen wichtig?

Ein Besuchermanagement liefert Unternehmen – unabhängig ihrer Branche und Größe – einen Überblick über alle (wiederkehrenden) Besucher und ermöglicht dank digitaler und sicherer Berechtigungskonzepte eine ISMS-konforme Steuerung von Gästen, Fremdunternehmen und Dienstleister.

Lassen sich auch Besucherausweise oder -berechtigungen für Lieferanten / Dienstleister erstellen?

GFOS.Access Control bietet auch für Lieferanten die Möglichkeit, sowohl zeitlich als auch räumlich begrenzte Besucherberechtigungen zu vergeben. Zudem lassen sich Handwerker und andere Dienstleister bequem in die Zeiterfassung integrieren, sodass die Rechnungsprüfung anhand digital generierter Stundenzettel genau erfolgen kann.

Was sind die Systemanforderungen für die Besuchermanagement-Software von GFOS?

Unsere Softwarelösung verfügt über einen allgemeinen Konfigurationsstandard, der für viele Unternehmen funktioniert. Informationen zur Kompatibilität der GFOS-Software finden Sie unter unseren Systemvoraussetzungen. Dabei handelt es sich um Standard-Voraussetzungen. Wenn Sie weitere oder individuellere Anforderungen haben, finden wir gemeinsam eine Lösung. Unsere IT-Experten beraten Sie gerne zu Ihrem Projekt.

Können Besucher ihre Daten auch selbst erfassen?

Mithilfe des Besucher-Selfservices können Besucher ihre Daten einfach via Tablet oder am PC erfassen. Die Software steht in verschiedenen Sprachen zur Verfügung, sodass auch internationale Gäste von GFOS.Access Control profitieren.

Was passiert, wenn Besucher ihren Besucherausweis verlieren oder mitnehmen?

Besucherausweise gelten in der Regel nur für einen Besuch. Sollten Besucher ihren Ausweis verlieren o.ä., können sie schnell und einfach über die Software gesperrt werden. Bei einem weiteren Nutzungsversuch wird kein Zutritt mehr zum Gelände / Gebäude gewährt. Nach Ablauf des hinterlegten Besuchszeitraums verlieren die Ausweise zudem automatisch ihre Berechtigung.

Kann ich die Besuche nachvollziehen oder auswerten?

Überblick darüber, welche Personen sich zu welcher Zeit im Gebäude aufgehalten haben, liefert das Zutrittsprotokoll in GFOS.Access Control. Darüber hinaus bildet die Evakuierungsliste alle sich aktuell im Gebäude befindlichen Personen ab.

Kann ich auch Besucherscheine erstellen oder drucken?

Besucherscheine können digital genutzt und papierarm an ein Identifikationsmittel gekoppelt werden. Zahlreiche Ausdrucke für die Nutzung von Besucher-Badges gehören damit der Vergangenheit an.

Lässt sich das Besuchermanagement-System auch in der Cloud betreiben?

Ja, das komplette GFOS-Ökosystem ist in der Cloud verfügbar. Unsere GFOS knownCloud bietet Ihnen dafür die nötige Sicherheit mit Serverstandorten in Deutschland. Sie können die Lösung somit schneller in Ihrem Unternehmen implementieren und bei Bedarf skalieren.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: über 10 Millionen

Im Durchschnitt nutzen über 10 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit - vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.