Warum ein guter Onboarding-Prozess der Schlüssel zum Erfolg ist

Was ist ein Onboarding-Prozess?

Unter dem Begriff Onboarding-Prozess versteht man einen strukturierten Vorgang, durch den neue Fachkräfte in eine Firma integriert werden. Die Absicht dahinter ist es nicht nur, den Start zu erleichtern, sondern zukünftige Fachkräfte im Idealfall schneller in Arbeitsabläufe, Strukturen und die Unternehmenskultur einzubinden. Somit bildet der Einarbeitungsprozess die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und langfristige Integration ins Unternehmen.

Warum ist gutes Onboarding so wichtig?

Angesichts hoher Fluktuationsraten und neuer Arbeitsphänomene wie Quiet Quitting wird die langfristige Retention von Fachkräften zunehmend wichtiger. Deshalb soll die Einarbeitung neue Arbeitskräfte optimal integrieren. Laut dem Gallup Engagement Index Deutschland aus dem Jahr 2024 würden nur 22 % der Beschäftigten ihr Onboarding als ausgezeichnet beschreiben. Ein schlechtes Onboarding von Mitarbeitern kann dazu führen, dass diese nur wenig Vertrauen in ihre Rolle entwickeln, sich weniger engagieren und das Unternehmen letztlich frühzeitig wieder verlassen. Daher ist es entscheidend, den Vorgang rund um die Einarbeitung strategisch zu gestalten, um langfristige Mitarbeiterbindung und Produktivität zu fördern. 

Struktur des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess lässt sich in drei Phasen aufteilen: Preboarding, Orientierung und Integration. 

Preboarding

Das Preboarding beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und endet mit Beginn des ersten Arbeitstages. In dieser wichtigen ersten Onboardingphase geht es darum, die positive Verbindung zwischen den neuen Fachkräften und dem Unternehmen weiter zu stärken.

Ablauf des Preboarding

Wie bereits erwähnt ist es wichtig ist, dass der Onboarding-Prozess nicht erst am ersten Arbeitstag losgeht. Schon im Vorfeld ist es wichtig, der zukünftigen Fachkraft relevante Informationen bereitzustellen. Dazu gehören die Unternehmenswerte, praktische Hinweise wie der Dresscode, der Arbeitsbeginn und die ersten Aufgaben. Auch organisatorische Angelegenheiten wie die Bankverbindung und die Krankenkassenbescheinigung lassen sich bereits vorab klären.

Die Einarbeitung startet gewöhnlicherweise am neuen Arbeitsplatz. Damit sich neue Kollegen willkommen fühlen, sollte dieser bereits eingerichtet und mit allen wesentlichen Arbeitsmaterialien ausgestattet sein.

Orientierung

Die nächste Phase des Onboarding-Prozesses ist die Orientierung. Sie beginnt am ersten Arbeitstag und dauert in der Regel etwa drei Monate.

Ablauf der Orientierung

Während diesem Schritt des Onboarding-Prozesses liegt der Fokus am ersten Arbeitstag auf dem Empfang und der Einführung, um eine wertschätzende Atmosphäre zu schaffen. Aktivitäten wie ein Rundgang, die Vorstellung des Teams sowie die Einweisung in häufig genutzte Programme und Geräte fördern ein schnelles Ankommen. In der ersten Woche liegt der Schwerpunkt auf dem Kennenlernen der Unternehmenskultur, internen Abläufe und Strategien. Dies wird durch Leitfäden und Feedbackgespräche unterstützt, die auch Optimierungspotenziale für die Firma aufzeigen können. 

Sowohl Vorgesetzte als auch Teammitglieder sollten sich Zeit für erste Gespräche nehmen und für Fragen zur Verfügung stehen. Das erleichtert neuen Arbeitskräften nicht nur den Einstieg in die Aufgaben, sondern hilft ebenso dabei, sich in die Position einzufinden und die Firma mit seinen individuellen Vorgehensweisen und Prozessen kennenzulernen. Daneben sind verschiedene Schulungen oder Seminare oftmals weitere Onboarding-Maßnahmen.

Integration 

Der letzte Schritt im Onboarding-Prozess ist die Integrationsphase. Sie baut auf der Orientierungsphase auf und erstreckt sich in der Regel über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten.

Ablauf der Integration

In der Integrationsphase beim Onboarding neuer Mitarbeiter steht die vollständige Eingliederung im Fokus. Ziel ist es, sie als wertvolle Teammitglieder einzubinden und ihr Potenzial bestmöglich für das Unternehmen zu nutzen. Dafür sind regelmäßiges Feedback, gezielte Schulungen und der Aufbau von Vertrauen innerhalb des Teams essenziell. Besonders wichtig ist dabei der soziale Aspekt: Eine positive Arbeitsatmosphäre erleichtert es den neuen Fachkräften, Anschluss zu finden und sich mit den Unternehmenszielen sowie der -kultur zu identifizieren.

Herausforderungen beim Onboarding-Prozess

Der Onboarding-Prozess kann viele Herausforderungen mit sich bringen, die sich negativ auf den Erfolg der Integration neuer Arbeitskräfte auswirken können:

• Zeit- und Ressourcenaufwand: Firmen unterschätzen oft den Aufwand beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Das führt dazu, dass zuständige Fachkräfte zusätzlich belastet werden oder die Einarbeitung nicht ausreichend erfolgt. Dies kann sich negativ auf die Motivation neuer Arbeitskräfte auswirken.
• Informationsüberflutung: Zu viele Infos und Aufgaben auf einmal können neue Arbeitnehmer überfordern. Ein klar strukturierter, schrittweiser Einarbeitungsplan hilft, den Einstieg zu erleichtern und die Motivation zu stärken.
• Ineffiziente Kommunikation: Ohne einen regelmäßigen Austausch fehlt neuen Teammitgliedern die Orientierung, was Unsicherheit und Frustration auslösen kann. Eine schwache Feedbackkultur erschwert zudem das frühzeitige Erkennen und Lösen von Problemen.

Wenn Arbeitgeber sich dieser Herausforderungen bewusst sind, können sie gezielt angegangen und ein strukturiertes Onboarding sichergestellt werden.

Weitere Tipps zur Optimierung des Onboarding-Prozesses

Neben den grundlegenden Schritten beim Onboarding von Mitarbeitern gibt es viele Möglichkeiten, den Einstieg noch reibungsloser und effektiver zu gestalten. Diese zusätzlichen Tipps helfen, den Ablauf weiter zu optimieren und eine nachhaltige Integration zu fördern.

• Klare Struktur und Planung: Ein strukturiertes Onboarding-Konzept mit klaren Meilensteinen erleichtert neuen Fachkräften den Einstieg. Checklisten und abgestimmte Abläufe unterstützen dabei, alle wichtigen Schritte effizient umzusetzen.
• Individuelle Anpassung: Jede Person bringt eigene Erfahrungen, Erwartungen und Fähigkeiten mit, daher sollte der Onboarding-Prozess individuell angepasst sein. Ein Begrüßungsgespräch und ein Mentor fördern Motivation und Unterstützung.
• Kontinuierliche Kommunikation: Eine offene Kommunikationskultur ist essenziell für die nachhaltige Integration neuer Fachkräfte. Ein regelmäßiger Austausch hilft, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zeigt Wertschätzung. Feste Feedbacktermine und offene Gespräche steigern Vertrauen und langfristige Bindung.
• Einsatz digitaler Tools: Digitale Tools ermöglichen eine effiziente und strukturierte Einbindung neuer Arbeitskräfte. Mit Softwarelösungen wie der Workforce Management Software von GFOS lässt sich der Onboarding-Prozess zentral verwalten. Besonders beim Onboarding innerhalb von Remote- oder hybriden Arbeitsmodellen helfen digitale Tools, den Einstieg zu erleichtern und die Integration in den Betrieb zu beschleunigen.
• Langfristige Begleitung: Ein Mentorenprogramm während der Einarbeitungsphase bietet sowohl neuen Fachkräften als auch dem Unternehmen erhebliche Vorteile. Durch die persönliche Unterstützung eines Mentors fühlen sich die Teammitglieder schneller integriert und können sich besser in der Firma zurechtfinden. Für die Mentoren selbst stellt diese Rolle eine Möglichkeit dar, ihre eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und zur positiven Unternehmenskultur beizutragen. 

Tipps zum digitalen Onboarding

Digitale Onboarding-Prozesse gewinnen in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung, da viele Abläufe nicht mehr ausschließlich vor Ort stattfinden, sondern virtuell abgebildet werden müssen. Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neuen Teammitgliedern auch im Rahmen einer Remote-Einarbeitung ein optimaler Start ermöglicht wird und von Beginn an eine positive Verbindung zum Unternehmen hergestellt wird.

Hier lassen sich ebenfalls die drei Phasen erkennen: 

• Preboarding: Bereits während dieser Phase des Onboarding-Prozesses sollte sichergestellt werden, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind – IT-Verantwortliche spielen hierbei eine Schlüsselrolle, indem sie den virtuellen Arbeitsplatz rechtzeitig einrichten und notwendige Installationen vornehmen. 
• Orientierung: In diesem Schritt ist eine strukturierte Einarbeitung essenziell: Virtuelle Tools zur Teamkommunikation sowie Teambuilding-Maßnahmen helfen dabei, trotz räumlicher Distanz ein erfolgreiches Einleben zu ermöglichen. 
• Integration: Ähnlich wie bei der Integration vor Ort sind auch im digitalen Onboarding regelmäßige Feedbackgespräche und Schulungen unverzichtbar. Ebenso wichtig ist es, den Anschluss zum Team zu stärken, sei es durch virtuelle Kaffeepausen, Mentorenprogrammen oder regelmäßige Video-Meetings.

Ein gut durchdachter Einarbeitungsplan im Onboarding-Prozess und eine klare Organisation tragen dazu bei, Unsicherheiten zu vermeiden. Klare Zuständigkeiten, frühzeitige Klärung technischer und inhaltlicher Fragen sowie festgelegte Ansprechpartner erleichtern den Einstieg und sorgen für ein reibungsloses digitales Onboarding.

Durchdachtes Onboarding stärkt Motivation und Bindung

Eine gut organisierte Einarbeitung neuer Fachkräfte ist essenziell für den weiteren Verlauf der Karriere bei einem Arbeitgeber. Denn das Wohlbefinden, spannende, fördernde, aber auch fordernde Aufgaben gehören zum Arbeitsalltag dazu. Wie zufrieden der Arbeitnehmer mit seinem neuen Arbeitgeber ist, kann im weiteren Verlauf durch Mitarbeiterbefragungen oder Kennzahlen aus dem Workforce Management kenntlich gemacht werden. Wie wichtig gutes Onboarding ist, wissen unsere Experten bei GFOS genau. Wir setzen auf ein ausgearbeitetes Einarbeitungskonzept, das individuell auf jeden neuen Mitarbeiter angepasst wird.