Main Features

SaaS-Zeiterfassung – Alle wichtigen Funktionen auf einer Plattform

Mit der cloudbasierten Zeiterfassung von GFOS erhalten Sie eine leistungsstarke Lösung zur professionellen Arbeitszeiterfassung – ganz ohne eigenen Wartungsaufwand oder lokale Systeminstallationen. Unsere SaaS-Plattform bündelt alle wichtigen Features und unterstützt Sie dabei, komplexe Regelungen flexibel abzubilden und die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs zur Dokumentationspflicht einfach einzuhalten.

Sie profitieren von maximaler Flexibilität, planbaren Kosten und der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Software. Dank automatischer Updates stehen stets die neusten Funktionen und Innovationen auf unserer Workforce-Management-Plattform zur Verfügung.

Die Main Features im Überblick:

Flexible SaaS-Zeiterfassung: per Web, App oder Terminal – weltweit und in Echtzeit
Zentrale Administration: Rollenbasierte Berechtigungen für eine konsistente Steuerung
Digitale Workflows: transparente, papierlose Prozesse im Antragswesen und bei der eAU
Einfache Systemintegration: standardisierte Schnittstellen zu ERP- und Entgeltsystemen inkl. zertifizierter SAP-Anbindung
Leistungsstarkes Reporting: zahlreiche KPIs und individuelle Berichte mit automatischem Versand
Hohe Skalierbarkeit: ideal für wachsende Unternehmensstrukturen und internationale Teams

Abbildung verschiedener GFOS Zeiterfassungs-Oberflächen auf diversen Geräten

Ihre Vorteile

Die Vorteile unserer SaaS-Zeiterfassung

Volle Transparenz

Zeitdaten, Abwesenheiten und Schichtmodelle unternehmensweit im Blick behalten – jederzeit und standortunabhängig.

Schnelle Implementierung

Die SaaS-Plattform ist sofort einsatzbereit – ohne lokale Installationen oder aufwendige IT-Projekte, die Ihre Ressourcen beanspruchen.

Einfach skalierbar

Von der flexiblen Buchung neuer Mitarbeiter und Module bis zum internationalen Rollout – unsere Lösung passt sich an Ihre Strukturen an.

Weniger Administration

SaaS-Zeiterfassung für eine nachhaltige Entlastung Ihrer Fachkräfte – dank automatisierter Prozesse in Zeit-, Urlaubs- und Abwesenheits-verwaltung.

Höchste Sicherheit

Ihre Daten werden DSGVO-konform in ISO27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet – transparent und auditfähig.

Entlastung interner IT

Hosting, Wartung und Updates übernimmt GFOS als SaaS-Anbieter – Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version.

Nahtlose Integration

Die Plattform lässt sich dank zahlreicher Schnittstellen einfach in bestehende ERP- oder Entgeltsysteme einbinden.

Internationaler Einsatz

Mehrsprachigkeit und Erfassungsmöglichkeit in verschiedenen Zeitzonen – für effizientes Arbeiten in dezentralen Teams und an mehreren Standorten.

KPIs auf Knopfdruck

Wichtige Auswertungen für Personalverantwortliche und Mitarbeiter - mit wenigen Klicks zu datenbasierten Entscheidungsgrundlagen.

In der Anwendung

Effizient vernetzt - Schnittstellen für durchgängige HR-Prozesse

Unsere SaaS-Plattform lässt sich dank vieler standardisierter Schnittstellen schnell und sicher in die bestehende Systemlandschaft integrieren. Egal ob Payroll-, ERP- oder zertifizierte Anbindung an SAP-Lösungen: Im Fokus stehen minimaler Aufwand und Effizienz. Sie senken den administrativen Aufwand um ein Vielfaches, reduzieren potenzielle Fehlerquellen und profitieren von einer gesteigerten Datenqualität.

Die SaaS-Zeiterfassung ermöglicht eine minutengenaue Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Standortunabhängige Erfassung
Automatische Dokumentation von Zuschlägen, Sonderzeiten und Überstunden
Weiterverarbeitung der Daten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Übergabe von tages- oder monatsgenauen aller relevanter Zeitdaten

Flexible Zeiterfassung nach Ihren Anforderungen

Mehrere Standorte, unterschiedliche Zeitzonen und verschiedene Einsatzszenarien – mit der SaaS-Zeiterfassung bleiben Sie flexibel. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten wahlweise per Ausweis am stationären Terminal vor Ort, standortunabhängig per Webanwendung (Intra-/Internet) oder mit der mobilen GFOS App für unterwegs. Dank der direkten Anbindung an marktführende Terminal-Hardware entfällt der Einsatz herstellereigener Software vollständig. Zudem bietet unsere GFOS Terminal App eine kosteneffiziente und hardwareunabhängige Alternative. Installierbar auf Tablet oder Smartphone ersetzt sie teure Geräte für die Zeiterfassung.

Davon profitieren Sie:

Darstellung komplexer Arbeitszeitregelungen in der GFOS Zeiterfassung als Software as a Service
Abbildung unterschiedlicher Schichtmodelle, Zeitkonten, Überstundenpauschalen, Kappungsregelungen und mehr Digitale Workflows für verschlankte und ressourcenschonende Prozesse
Papierloses Antragswesen inklusive verschiedener Genehmigungsstufen und Stellvertreterregelungen
ITSG-zertifizierte Anbindung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsgenehmigung (eAU)

Die sichere Zeiterfassung von GFOS funktioniert auf jedem Endgerät

Umfangreiche Analysen & modulare Erweiterungen

Steuern Sie Ihre Zeitwirtschaft zentral und effizient. Auch in komplexen und dezentralen Unternehmensstrukturen schafft unsere SaaS-Zeiterfassung dank rollenbasierter Berechtigungskonzepte und Zugriffsrechten sicher den nötigen Überblick. Leistungsstarke Analyse-Funktionen bieten HR-Verantwortlichen umfassende Auswertungsmöglichkeiten in Echtzeit, die sich über einen Scheduler automatisiert per Mail versenden lassen.

Und auch Mitarbeitern steht eine Vielzahl an Analysen zur Verfügung:

An-/abwesende Mitarbeiter
Überstunden
Monatsübersicht
Zeitkonten
Salden
Resturlaubsübersichten
Jahreskonten
Stundenlisten
An-/Abwesenheitsstatistiken

Screenshot zur Abwesenheitsplanung mit GFOS Software

Alle Features

SaaS-Zeiterfassung von GFOS auf einen Blick

Flexible Zeiterfassung

Zeitbuchung via Web, App oder Terminal (App) – weltweit einsetzbar, sicher und übersichtlich.

Digitale Workflows

Papierlose Genehmigungsprozesse für Abwesenheiten, Sonderzeiten und mehr.

Zertifizierte eAU-Integration

ITSG-zertifizierte Anbindung für die digitale Krankmeldung.

Automatisiertes Reporting

Umfassende Auswertungen per Scheduler für HR, Führungskräfte und Mitarbeiter.

HR-Dashboard

Überblick über wichtige KPIs in Echtzeit – individuell konfigurierbar und rollenbasiert.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Belastungsspitzen und Fehlzeitenmuster frühzeitig erkennen - für gezielte Präventionsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Mitarbeiter.

Leistungsstarke App

Zeiterfassung und Self-Services jederzeit und mobil nutzbar – intuitiv und sicher in der GFOS App.

FAQ

Welche Vorteile bietet eine SaaS-Zeiterfassung gegenüber anderen Systemen?

Im Vergleich zu On-Premise-Systemen bietet eine SaaS-Zeiterfassung zahlreiche Vorteile: Sie benötigen keine eigene IT-Infrastruktur, da Betrieb, Wartung, Updates und Cyber-Security vollständig durch GFOS übernommen werden. Neue Funktionen stehen automatisch zur Verfügung, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen. Dank Hosting in ISO 27001-zertifizierten, deutschen Rechenzentren ist unsere SaaS-Plattform nicht nur hochverfügbar und sicher, sondern auch jederzeit skalierbar. Zusätzlich profitieren Sie von klar kalkulierbaren Betriebskosten und dem standortunabhängigen Zugriff auf alle Funktionen – jederzeit und überall. Das reduziert interne Aufwände erheblich und entlastet Ihre IT-Abteilung. Mehr zum Thema SaaS vs. On-Premise lesen Sie im Blogbeitrag.

Lässt sich bereits vorhandene Hardware weiter nutzen?

Die SaaS-Zeiterfassung von GFOS arbeitet hardwareunabhängig – das heißt, wir können auch bereits vorhandene Hardware Ihres Unternehmens anbinden. Darüber hinaus arbeiten wir mit den vier marktführenden Hardware-Anbietern zusammen, um Ihre individuellen Anforderungen so gut wie möglich abzubilden. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite zu Workforce-Management-Partnerunternehmen.

Wer darf die Zeiterfassung im Unternehmen einsehen?

Zeitdaten dürfen nur von den jeweiligen Personen selbst eingesehen werden sowie von Vorgesetzten oder Administratoren mit entsprechenden Berechtigungen. Die entsprechenden Berechtigungen vergeben Sie individuell innerhalb der GFOS-Software. Somit sind die Daten sicher vor dem Zugriff Dritter. Zudem verfügt GFOS über die ISO 27001-Zertifizierung und hält somit wichtige Standards zur IT-Sicherheit und Datenschutzkonformität ein.

Wie sicher sind die personenbezogenen Daten?

Durch die zentrale Speicherung und das umfangreiche Berechtigungssystem sind alle personenbezogenen Daten mehrfach und umfangreich abgesichert. Sie profitieren von der sicheren Speicherung in der GFOS knownCloud in Rechenzentren mit deutschen Serverstandorten. Ihr Recht auf die Einsicht in die personenbezogenen Daten, die je Mitarbeiter gespeichert werden, ist über eine entsprechende Auswertung jederzeit verfügbar. Unsere Experten aus dem Bereich GFOS Cloud & IT-Infrastructures beantworten gerne Ihre Fragen bei einer individuellen IT-Infrastrukturberatung.

Können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle auch miteinander verbunden werden?

Ja, die Software von GFOS ist flexibel, sodass Sie Ihren Umfang jederzeit durch größere Bundles erweitern können. So lassen sich z.B. sämtliche Dienstausweise, Chips und Identifikationsmittel, die bei der Zeiterfassung mit Software zum Einsatz kommen, auch zum Entsperren von Türen, Schranken etc. für das Zutrittskontrollsystem nutzen – mit einem Ausweis decken Sie somit viele Funktionen ab.

Darum lohnt sich die GFOS Software

User: 7 Millionen

Im Durchschnitt nutzen 7 Millionen User täglich die GFOS-Software. So digitalisieren wir Arbeitswelten weltweit und sichern Zukunftsfähigkeit - vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern.

Schnittstellen: 70+

Das System fügt sich mit über 30 Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen und über 40 Schnittstellen zu ERP-Systemen ideal in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein.