Kurz und knapp – Personalwirtschaft

In diesem Beitrag beleuchten wir, was es im Detail mit dem Begriff der Personalwirtschaft auf sich hat, welche Funktion diese in der Praxis des Arbeitsalltags erfüllt und warum es für Unternehmen so wichtig ist, diesen Begriff und seine Bedeutung zu verstehen.

Die Personalwirtschaft umfasst den wirtschaftlich effizienten Einsatz von Mitarbeitern
Ursprünge des Felds liegen in den Zeiten der frühen Industrialisierung
Wandel von reiner Administration hin zur Entwicklung von Mitarbeitern
Maßgeblich durch Unternehmenskultur & technische Neuerungen geprägt
Die Personalwirtschaft ist ein vielschichtiges & multidisziplinäres Feld

Was ist Personalwirtschaft? – Definition des Begriffs

Die Personalwirtschaft umfasst alle Aktivitäten in einem Unternehmen, die sich mit der Bereitstellung, dem gezielten Einsatz, der stetigen Entwicklung und (gegebenenfalls) der Freisetzung von Personal befassen. Im Fokus steht dabei, dass qualifizierte Fachkräfte eines Unternehmens mit ihren Kompetenzen bestmöglich effizient zum Einsatz kommen.

Begriffe wie Personalwesen, Personalmanagement oder Human Resources werden häufig synonym verwendet. Gängige Fachdefinitionen weisen jedoch darauf hin, dass die Personalwirtschaft besonders die wirtschaftlichen Aspekte der Arbeit betrachtet – konkret etwa die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von Mitarbeitern und ihrer Kenntnisse (Effizienz).

Mit diesem sehr wirtschaftlichen Fokus grenzt sich die Personalwirtschaft nochmal ab von der Betrachtung des Mitarbeiters als (zu entwickelnde) „Ressource“ (HR) sowie von eher ganzheitlichen Betrachtungsweisen (Personalmanagement), die vergleichsweise komplexe Personal-Strategien für Unternehmen vorsehen (Wirtschaftlichkeit + Zufriedenheit etc.).

Zur Geschichte der Personalwirtschaft

Die Personalwirtschaft, wie wir sie heute kennen, hat ihre Ursprünge in der frühen Industrialisierung des 19. Jahrhunderts. Mit dem Bau von Fabriken und der Beschäftigung großer Mengen an Mitarbeitern brauchte es auf Seiten der Unternehmen geeignete Möglichkeiten zur Verwaltung dieser Arbeiterschaft.

Die Geschichte der Personalwirtschaft wird heute in vier Entwicklungsphasen unterteilt:

Verwaltungsphase (bis ca. 1950): In dieser Phase wurde das Personal primär aus einer „administrativen“ Perspektive betrachtet. Die Aufgaben des Personalwesens waren konkret auf Aspekte wie die Lohnabrechnung sowie auf die Beschaffung und Einstellung von Mitarbeitern beschränkt.
Anerkennungsphase (1950 – 1970): In dieser Phase etablierten sich die ersten Personalabteilungen in Unternehmen – Personalprozesse wurden sukzessive professionalisiert und strukturiert. Die Bedeutung der einzelnen Mitarbeiter für den Erfolg des Gesamtunternehmens rückte stärker in den Vordergrund.
Integrationsphase (1970 – 1990): Die Personalwirtschaft wurde mehr und mehr als strategischer Erfolgsfaktor im Unternehmen erkannt und anerkannt. Das Personalwesen erlangte eine immer größere Bedeutung und Präsenz innerhalb der Unternehmensstruktur. Punkte wie etwa das Talentmanagement wurden Teil gängiger Personalprozesse.
Human Resources-Management-Phase (ab 1990): Die Personalwirtschaft muss den Entwicklungen der (sich entwickelnden) Globalisierung und Digitalisierung der Arbeitswelt Rechnung tragen. Die Erkenntnis, dass der Mensch und seine Einstellung zur Arbeit eine der wichtigsten Erfolgsfaktoren der Arbeitswelt darstellen, gewinnt weiter an Einfluss.

Ziele und Aufgaben der Personalwirtschaft

Ein Blick auf das Feld der Personalwirtschaft zeigt, dass diese ein breites Feld an Unteraufgaben umfasst. Dabei hat jeder dieser Teilbereiche seine ganz eigenen Ziele und Aufgaben. Der Wirtschaftswissenschaftler Hans Jung hat diese detailliert in seinem Werk „Personalwirtschaft“ erläutert. Wir haben sie übersichtlich in der nachfolgenden Tabelle zusammengefasst:

Teilbereich	Ziel	Aufgabe
Personalbedarfsplanung	Ermittlung des gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarfs	Bestimmung der Anzahl und Qualifikation zukünftig benötigter Mitarbeiter
Personalbeschaffung	Gewinnung geeigneter Mitarbeiter	Identifikation, Ansprache und Einstellung neuer Talente
Personaleinsatzplanung	Effiziente Verteilung und Nutzung der vorhandenen Mitarbeiter	Optimale Zuweisung von Mitarbeitern auf Aufgaben und Projekte
Personalentwicklung	Verbesserung der Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeiter	Planung und Umsetzung von Weiterbildungs- und Förderprogrammen
Personalfreisetzung	Sozialverträgliche Trennung von Mitarbeitern	Gestaltung von Trennungsprozessen unter Berücksichtigung sozialer Aspekte
Personalführung	Motivation, Steuerung und Kontrolle der Mitarbeiter	Anleitung und Unterstützung der Mitarbeiter bei ihrer Arbeit
Personalentlohnung	Gerechte und leistungsorientierte Vergütung	Entwicklung fairer und transparenter Vergütungssysteme.
Personalbeurteilung	Bewertung der Leistungen und Potenziale der Mitarbeiter	Systematische Leistungs- und Potenzialanalysen der Mitarbeiter.
Personalverwaltung	Ordnungsgemäße Abwicklung administrativer Personalprozesse	Verwaltung von Personaldaten und Abwicklung von Arbeitsverträgen.

Die Ziele der Personalwirtschaft – Auf den Punkt gebracht

Was bedeutet Personalwirtschaft nun im Kern? Mit Blick auf die obigen Abschnitte und Teilbereiche können wir die zentralen Zielsetzungen wie folgt zusammenfassen:

Steigerung der Effizienz: Die personellen Ressourcen sollen so effizient wie möglich ausgeschöpft werden. Für den Erfolg des Unternehmens werden Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten maximal wertschöpfend eingesetzt bzw. weiterentwickelt.
Steigerung der Zufriedenheit: Die Personalwirtschaft berücksichtigt dabei die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter und stellt faire Bedingungen innerhalb einer Abteilung / des Unternehmens sicher. Eine gesunde Work-Life-Balance soll gewährleistet sein.
Verbesserung der Flexibilität: Eine vorausschauende Planung innerhalb des Personalwesens erlaubt den intelligenten Einsatz und – bei Bedarf – auch die Freisetzung personeller Ressourcen, etwa bei schwacher Marktlage oder saisonalen Schwankungen.
Rechtssicherheit: Mithilfe der Personalwirtschaft wird sichergestellt, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben für alle Mitarbeiter in der Planung berücksichtigt und eingehalten werden. Dies ist besonders bei multinationalen Unternehmen von großer Wichtigkeit, um nicht gegen arbeitsrechtliche Vorgaben zu verstoßen.
Umsetzung der Unternehmensstrategie: Eine gute personalwirtschaftliche Planung sorgt dafür, dass übergeordnete Unternehmensziele (Wachstum / Erschließung neuer Märkte) in konkrete Maßnahmen (Anwerben neuer Fachkräfte in Bereich X) überführt werden.

Das Themenfeld der Personalwirtschaft ist somit ein essenzielles Querschnittsthema der Unternehmenspolitik, gerade mit Blick auf die eigenen Mitarbeiter. Ob diese Aufgabe vom Chef des Unternehmens oder von einer spezialisierten HR-Abteilung durchgeführt wird, hier werden die Weichen für die Optimierung der innerbetrieblichen Personalprozesse gestellt.

Für die Personalwirtschaft zentrale Rahmenbedingungen

Im Umgang mit Mitarbeitern sind immer auch wesentliche Leitlinien und Vorgaben zu berücksichtigen, die teils innerhalb des Unternehmens zu definieren, teils aber auch durch nationale Gesetzesvorgaben gegeben sind. Wichtige Rahmenbedingungen umfassen etwa die folgenden Felder:

Rechtliche Rahmenbedingungen

Wie lange dürfen Mitarbeiter pro Tag / pro Woche arbeiten? Wie lange dürfen sie am Stück tätig sein? Welche Ruhezeiten sind einzuhalten und welche Konsequenzen drohen bei Verstößen? Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben – national und international – ist von enormer Wichtigkeit für Unternehmen. Besonders relevant sind hier folgende Gesetze:

Deutschland

Arbeitszeitgesetz (regelt Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten)
Betriebsverfassungsgesetz (Beteiligungsrechte des Betriebsrats an der Personalwirtschaft)
Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (Schutz vor Diskriminierung im Arbeitsalltag)

Schweiz

Arbeitsgesetz (Arbeitszeiten, Gesundheitsschutz, Ruhezeiten)
Obligatorenrecht (Regelungen zur Arbeitsverträgen)
Gleichstellungsgesetz (Gleichbehandlung von Personen im Erwerbsleben)

Die Beachtung der rechtlichen Vorgaben bildet die notwendige Basis für eine gute und verantwortungsvolle Personalwirtschaft.

Unternehmerische Strukturen

Innerhalb eines Unternehmens können vielfältige Vorgaben und Strukturen das Handeln einer Personalabteilung steuern – sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht.

Unternehmenskultur: Welche Werte werden im Unternehmen vorgelebt? Ist die Kultur allgemein aufgeschlossen? Arbeiten Mitarbeiter und Abteilungen eher allein und für sich? Steht man technischen Neuerungen, wie etwa einer Software zur Personaleinsatzplanung, offen gegenüber? Die betriebliche Personalwirtschaft muss dies ins Kalkül ziehen.
Führung: Vorgesetzte prägen durch ihre jeweiligen Führungsstile und ihr Verständnis von Management maßgeblich die Arbeit ihrer Mitarbeiter bzw. die Arbeit untereinander. Werden Fehler oder Probleme transparent thematisiert und produktiv behoben? Haben Verantwortliche selbst die notwendigen Freiräume dafür?
Organisationsstruktur: Planung und Einsatz von Mitarbeitern wandeln sich mit der Größe des Unternehmens sowie der Branche. In großen Unternehmen können Mitarbeiter sich gegebenenfalls auf einzelne Teilprojekte fokussieren, während ihnen in kleinen Betrieben mehr Multitasking abverlangt wird.
Budgetvorgaben: Wie viel Budget hat eine Personalabteilung zur Verfügung? Welcher Anteil davon kann / soll auf die Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern verwendet werden? Welche Mitarbeiter bzw. welche Kompetenzen sollen dabei priorisiert werden?

Technologische Entwicklungen

Für das Feld der Personalwirtschaft bietet die stetig fortschreitende Technologisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen zahlreiche neue Möglichkeiten:

Automatisierung: Verschiedenste Prozesse lassen sich bereits heute (vollständig) digital erfassen und weitgehend automatisieren. So entfallen gerade in der Zeiterfassung, Urlaubs- oder Personalplanung manuelle Fehlerquellen und administrativer Aufwand.
People Analytics: Durch die immer breitere Verfügbarkeit von Informationen – auch rund um die eigenen Mitarbeiter – wird eine wichtige Datenbasis für datengestützte Entscheidungsprozesse sowohl geschaffen als auch erweitert und verfeinert.
Künstliche Intelligenz: Mit der fachgerechten Einbindung von KI-Tools in die Personalwirtschaft können diese Daten noch gezielter genutzt werden. So ermöglichen diese etwa den Vergleich von Kompetenzen im Recruiting oder die Berechnung zukünftiger Personalbedarfe mit hoher Präzision.
Cloud Services: Cloud-Dienste bieten heute die Möglichkeit, HR-Aufgaben von nahezu überall durchzuführen, Änderungen an Informationen vorzunehmen, Urlaubsanfragen freizugeben und mehr. Vielfach können grundlegende HR-Prozesse auch an Mitarbeiter delegiert werden (Employee-Self-Service).

Der Personalwirtschaft der Zukunft – Zentrale Herausforderungen

Es ist davon auszugehen, dass die Prozesse und Entwicklungen, die heute schon die Arbeitswelt prägen, sich in Zukunft noch weiter verstärken werden. Dies betrifft vor allem drei große Felder:

Fachkräftemangel / Demografischer Wandel

Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte wird branchenübergreifend immer intensiver. Unternehmen müssen an dieser Stelle innovativ rekrutieren und sich als attraktive Arbeitgeber positionieren (Employer Branding). Verschärft wird der Fachkräftemangel dabei durch die Alterung der Gesellschaft und das Ausscheiden fähiger Mitarbeiter – hier rücken Themen wie der Wissenstransfer innerhalb eines Unternehmens in den Mittelpunkt.

New Work / Flexibilisierung der Arbeit

Für viele Mitarbeiter ist ein hohes Maß an Flexibilität am Arbeitsplatz heute essenziell. Fachkräfte von heute erwarten individuelle und sinnstiftende Arbeitsbedingungen (New Work). Die Personalwirtschaft muss auf solche spezifischen Bedürfnisse wie Work-Life-Balance, Teilzeitmodelle oder hybride Arbeitsformen (Homeoffice) eingehen.

Technologie und Künstliche Intelligenz

Automatisierung, künstliche Intelligenz und datengetriebene HR-Prozesse sind heute schon mehr als nur Schlagworte und werden die Personalwirtschaft nachhaltig verändern. Damit ändern sich auch die Anforderungen an Arbeitsplätze und Qualifikationen grundlegend. Hier sind Personalverantwortliche gefragt, diesen Wandel aktiv mitzugestalten – durch digitale Kompetenzentwicklung und die Einbindung passender HR-Tools in den eigenen Workflow.

Smarte Workforce-Management-Lösungen für die HR

Mit Blick auf das Personalwesen gibt es heute schon eine Reihe von technischen Systemen und Lösungen, die HR-Verantwortlichen ihre Arbeit erleichtern und gleichzeitig dazu beitragen können, abteilungsspezifische Prozesse zukunftsfest zu gestalten.

Vielseitige Workforce-Management-Lösungen wie die von GFOS können hier auf folgendem Wege unterstützen:

Steigerung der Effizienz durch technische Unterstützung und Bereitstellung einer zentralen Schnittstelle für alle Informationen rund um das eigene Personal
Automatisierung zahlreicher Arbeiten und Freigabeprozesse durch die Möglichkeit zur Einrichtung eigener Workflows ganz nach Unternehmensbedarf
Entscheidungshilfe im Personalwesen durch Aufbereitung und Verarbeitung wichtiger Personaldaten, was die Umsetzung von HR-Strategien vereinfacht
Vollständige Integration in den bestehenden HR-Tech-Stack – einfache Anbindung von Payroll-Systemen, Bewerbermanagement oder ERP-Lösungen für einen nahtlosen Austausch an relevanten Informationen

Mit GFOS die Personalwirtschaft aufs nächste Level bringen

Unternehmen, die heute schon diese Herausforderungen an Ihre betrieblichen HR-Prozesse antizipieren, sind gut für die Anforderungen des Arbeitsmarkts von morgen gerüstet. Gerne stehen wir dabei zur Seite, um diesen Wandel bzw. die stetige Entwicklung der eigenen HR-Prozesse zu begleiten.

Weitere Informationen