Kurz und knapp – Absentismus

Absentismus beschreibt wiederholtes, übermäßiges Fehlen am Arbeitsplatz
Dafür gibt es meist berufliche, private oder gesundheitliche Gründe
Absentismus verursacht regelmäßig hohe Kosten für Unternehmen
Gute Führung und ein betriebliches Gesundheitsmanagement können Absentismus entgegenwirken
Mithilfe von HR-Analytics lassen sich irreguläre Abwesenheitsmuster aufdecken

Was ist Absentismus? – Eine Definition

Der Begriff Absentismus (lat. „absentia“ = Abwesenheit) beschreibt den Umstand, dass ein Mitarbeiter seinem Arbeitsplatz wiederholt ganz oder zeitweise fernbleibt. Der Begriff wird häufig synonym mit Formulierungen wie „Blaumachen“ oder „Krankfeiern“ verwendet.

Diese Abwesenheiten gehen dabei meist deutlich über das „übliche Maß“ an Fehlzeiten hinaus und weisen ein gewohnheitsmäßiges Muster auf. Einer der häufigsten Gründe für solche wiederholten Abwesenheiten am Arbeitsplatz ist fehlende Motivation der Mitarbeiter.

Was ist der Unterschied zwischen Präsentismus und Absentismus?

Das „Gegenstück“ zum Absentismus ist der Präsentismus: Während Mitarbeiter beim Absentismus der Arbeit fernbleiben, zeichnet sich der Präsentismus dadurch aus, dass Mitarbeiter zur Arbeit kommen – obwohl es gute Gründe für sie gäbe, nicht zu erscheinen. So sind Mitarbeiter anwesend, obwohl sie beispielsweise krank sind.

Ebenso wie ständig fehlende Mitarbeiter ist jedoch auch das andere Extrem kritisch zu sehen: Kränkelnde Mitarbeiter können meist nicht ihre volle Performance erbringen, machen während der Arbeit mehr Fehler, stecken vielleicht sogar Kollegen an und fallen mit etwas Pech noch länger aus, als wenn sie sich einfach einen Tag lang erholt hätten.

Solche Ausfälle führen dann unmittelbar zu mehr Stress für Arbeitskollegen, die das Pensum auffangen müssen, sowie zu eventuellen Mehrkosten durch teure Überstunden. Dies wiederum wirkt sich mittelfristig negativ auf das Betriebsklima aus. Somit ist es für Unternehmen wichtig, ein Arbeitsklima zu schaffen, in dem beide Extremfälle möglichst selten vorkommen.

Welche Arten von Absentismus gibt es?

Um das Phänomen des Absentismus angemessen zu betrachten, ist es sinnvoll, zuerst zwischen zwei Arten zu unterscheiden – dem genehmigten bzw. entschuldigten Absentismus und dem unentschuldigten Absentismus. Denn genau genommen ist Fehlzeit nicht gleich Fehlzeit.

Entschuldigter Absentismus: Ein Mitarbeiter bleibt der Arbeit fern und das Unternehmen ist darüber informiert. Dies kann etwa dann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter (kurzfristig) erkrankt oder im Urlaub ist. Eine solche Absenz ist in der Regel völlig unkritisch, da sie auch von Seiten des Betriebs fest eingeplant ist.
Unentschuldigter Absentismus: Ein Mitarbeiter bleibt der Arbeit fern, ohne dies frühzeitig anzukündigen. Diese Art umfasst alle nicht legitimen Gründe, nicht am Arbeitsplatz zu erscheinen. Regelmäßige Verspätungen oder besonders lange Pausen können ebenfalls in dieser Kategorie verortet werden.

In der unternehmerischen Praxis ist dabei nur der unentschuldigte Absentismus kritisch, da er per Definition für das Unternehmen unplanbar und somit auch im Fehlzeitenmanagement nicht gut abzubilden ist. Dementsprechend sind dessen Auswirkungen oft unkalkulierbar. Aber wie kommen solche Fehlzeiten eigentlich zustande?

Ursachen für Absentismus

Es gibt eine große Bandbreite an Gründen, warum Mitarbeiter mit der Zeit nicht mehr zuverlässig zur Arbeit erscheinen. Für die genaue Betrachtung der jeweiligen Ursachen wird in der Regel eines der folgenden Modelle herangezogen:

Rückzugs-Modell: Absentismus kann eine Reaktion auf (starke) berufliche Herausforderungen sein. Um sich nicht mit stressigen Aufgaben oder Situationen auseinandersetzen zu müssen, bleiben Mitarbeiter lieber der Arbeit fern und meiden auf diesem Wege die erwartete Belastung.
Medizinisches Modell: Bei diesem Modell ist es so, dass Mitarbeiter gesundheitliche Schäden durch die Arbeit fürchten. Der Absentismus dient hier als Präventivmaßnahme, um etwaige Erkrankungen nicht zu verschlimmern oder gar nicht erst aufkommen zu lassen.
Abweichendes-Verhalten-Modell: Mitarbeiter bleiben der Arbeit fern, weil es ihnen vor Ort an sozialer Bindung mangelt. Möglicherweise fühlen sie sich als Außenseiter oder es fehlt insgesamt an einem „Wir-Gefühl“, mit dem die Mitarbeiter sich identifizieren könnten.

Mithilfe dieser Modelle lassen sich verschiedene Ebenen betrachten, auf denen sich Absentismus im Arbeitsalltag abspielt. Dies sind die berufliche, die private und die gesundheitliche Ebene.

Berufliche Gründe für Absentismus

Berufliche Schwierigkeiten und Probleme sind häufig ursächlich für den Absentismus von Mitarbeitern. Diese können in der Praxis wie folgt ausfallen:

Hohe Arbeitsbelastung: Ein übermäßiges Arbeitspensum, hoher Zeitdruck oder Personalmangel führen zu Stress und Erschöpfung. Wenn Aufgaben dauerhaft nicht bewältigt werden können, steigt das Risiko für Absentismus erheblich. Eine hohe körperliche Belastung oder eine mangelnde ergonomische Ausstattung des Arbeitsplatzes können dies noch verstärken.
Karriere- und Entwicklungsperspektiven: Fehlende Aufstiegschancen oder mangelnde Weiterbildungsangebote können auf Mitarbeiter demotivierend wirken. Sehen Mitarbeiter in ihrem Unternehmen keine echte Perspektive mehr für sich, geht dies mit einem höheren Risiko für Abwesenheiten einher.
Arbeitsorganisation und Kommunikation: Haben Mitarbeiter das Gefühl, dass sie mit wichtigen Themen allein gelassen, Absprachen nicht eingehalten oder wichtige Dinge über ihre Köpfe hinweg entschieden werden, führt dies notwendigerweise zu Frustration und Konflikten in der Organisation.
Team- und Führungskonflikte: Gibt es persönliche Probleme zwischen Kollegen oder mit direkten Vorgesetzten, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter der Arbeit fernbleiben. Ein schlechtes Betriebsklima oder sogar Mobbing / Belästigung am Arbeitsplatz sind erhebliche Risikofaktoren für Absentismus im Unternehmen.

Private Gründe für Absentismus

Die Geschehnisse im Privatleben von Mitarbeitern können bisweilen erheblichen Einfluss auf deren Arbeitsperformance – und deren Anwesenheit – haben. Persönliche Gründe für Absentismus sind besonders häufig folgende Punkte:

Familiäre Verpflichtungen: Gerade Mitarbeiter mit kranken Familienmitgliedern oder Kindern stehen häufig vor der Herausforderung, solche Verpflichtungen wie die Pflege von Angehörigen oder die gute Kinderbetreuung unter einen Hut zu bringen. Solche Doppelbelastungen erhöhen auf Dauer das Risiko für kurze oder auch längere Abwesenheiten / Ausfälle.
Persönliche Krisen: Persönliche Lebenskrisen wie die Trennung von einem Partner oder der Tod eines engen Bekannten können Mitarbeiter „aus der Bahn werfen“ und dazu beitragen, dass diese der Arbeit fernbleiben.

Gesundheitliche Gründe für Absentismus

Gesundheitliche Gründe spielen bei der Abwesenheit von Mitarbeitern häufig eine entscheidende Rolle. Dabei geht es sowohl um tatsächliche gesundheitliche Schwierigkeiten als auch um angebliche Erkrankungen:

Psychische Belastung: Ein dauerhaft hohes Stressniveau kann sich bei Mitarbeitern als handfester Burnout manifestieren. So kann es langfristig dazu kommen, dass kurze Phasen des Absentismus später in einem dauerhaften Ausfall des Mitarbeiters resultieren.
Suchtprobleme: Aufgrund des gesellschaftlichen Stigmas in Verbindung mit Suchterkrankungen geben betroffene Mitarbeiter unter anderem vor, krank zu sein oder etwa Arzttermine wahrnehmen zu müssen, damit etwa Probleme wie ein übermäßiger Alkoholkonsum nicht bekannt werden.
Altersbedingte Erkrankungen: Je älter die Mitarbeiter sind, desto stärker kann gerade körperlich anstrengende Arbeit das Personal an seine Grenzen bringen. Aber auch chronische Krankheitsbilder sind bei älteren Angestellten häufiger anzutreffen als bei jungen – was ebenfalls das Risiko für Absentismus erhöht.

Tabellarische Darstellung von Ursachen, Frühindikatoren und Gegenmaßnahmen bei Absentismus

Mögliche Folgen von Absentismus

Bleiben Mitarbeiter immer wieder unentschuldigt und ohne Vorwarnung dem Arbeitsplatz fern, geht das weder am Team noch am Unternehmen insgesamt spurlos vorbei. Ganz im Gegenteil – Absentismus wirkt sich auf mehreren Ebenen negativ aus:

Wirtschaftlicher Schaden

Fallen Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, so ist der Arbeitgeber dennoch zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Gleichzeitig erwirtschaftet der Mitarbeiter jedoch keinen Mehrwert für das Unternehmen, ist also lediglich eine „Kostenstelle“.

Der Mangel an entsprechendem Fachpersonal kann darüber hinaus auch dazu führen, dass Unternehmen Aufträge wegen mangelnder Planbarkeit nicht annehmen oder nicht planmäßig abschließen können. Im schlimmsten Falle haben die Ausfälle des Mitarbeiters also nicht nur ausfallende Gewinne, sondern sogar Vertragsstrafen zur Folge.

Gesundheitliche Folgen

Melden sich Mitarbeiter häufiger krank, so muss die nach wie vor anfallende Arbeit durch deren Kollegen aufgefangen werden. Dies kann dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter immer mal wieder unvermittelt Überstunden leisten müssen, weil plötzlich die Verantwortung für ein Projekt auf deren Schultern ruht.

Für die betroffenen Kollegen ist das nicht nur lästig und stressig – je nach Häufigkeit solcher Ausfälle kann dies auch dazu führen, dass die einspringenden Kollegen mit der Zeit selbst ausfallen, da sie diese Lastspitzen nicht mehr auffangen können oder wollen.

Schlechtes Arbeitsklima

Sind die eigenen Kollegen regelmäßig krank, macht sich in Teams häufig eine gewisse Frustration oder gar Zynismus breit. Für die verbliebenen Mitarbeiter wächst die Arbeitsbelastung, während gleichzeitig die Motivation sinkt.

Häufige Absenzen von Mitarbeitern schwächen außerdem den Zusammenhalt in der Abteilung. Der geringere Zusammenhalt behindert sowohl die effektive Zusammenarbeit innerhalb der Teams als auch die Bildung eines „Wir“-Gefühls, das erheblich zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz beitragen kann.

Schaden für das Image

Hohe Fehlzeitenquoten, ständige Abwesenheiten ohne Eintrag im Urlaubsplaner, schlimmstenfalls sogar negative Bewertungen auf Kununu und Co. – Absentismus im Unternehmen kann zu einer hohen Fluktuation von Mitarbeitern führen und gleichzeitig dazu beitragen, dass qualifizierte Bewerber entweder fernbleiben oder schnell wieder gehen.

Welche Rolle spielt Führung bei der Vermeidung von Absentismus?

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter geführt werden, hat einen erheblichen Einfluss auf deren Wohlbefinden und Performance bei der Arbeit. Für Unternehmen ist es wichtig, ein klares Bewusstsein zu entwickeln, welche zentrale Funktion den Führungskräften hier zukommt:

„Gesunde“ Führungsstile: Mitarbeiter auf Augenhöhe führen oder „von oben“ Anweisungen geben – diese unterschiedlichen Stile wirken auf die Motivation der Mitarbeiter ein. Im besten Fall wählen Führungskräfte ihre jeweiligen Führungsmethoden bewusst und mit Blick auf die Struktur des eigenen Teams aus.
Vorbild-Funktion: Mitarbeiter in Führungspositionen sollten ihrem Team in mehrfacher Hinsicht mit gutem Beispiel vorangehen – etwa, indem sie selbst auch zu Hause bleiben, wenn sie krank sind, und gesundheitlich beeinträchtigte Kollegen dazu anhalten, sich zu erholen. Gleichzeitig erfüllen sie eine wichtige Funktion als „offenes Ohr“, Ansprechpartner und Vertrauensperson für Teammitglieder.
Sicherheit in Krisen: Bei neuen Entwicklungen im Team (Neueinstellungen / kürzliche Kündigungen / etc.) müssen Führungskräfte dafür sorgen, dass die Abteilung weiterhin effektiv zusammenarbeiten kann. An dieser Stelle ist die Empathie der Führungskräfte gefragt, ebenso wie die Fähigkeit, sich auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter einzustellen.

Dass gute Führung eine wesentliche Rolle bei der Bekämpfung von Absentismus spielt, legen auch mehrere Studien nahe. So stellt eine Leadership-Studie etwa eine Verbindung zwischen stärker kooperativen Führungsstilen und einer geringeren Anzahl an Fehltagen her.

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Strategien gegen Absentismus – Was hilft?

Selbst die fähigste Führungskraft ist jedoch nur bedingt in der Lage, strukturelle Probleme in der Abteilung oder sogar dem Unternehmen zu bewältigen. Für die wirkungsvolle Durchsetzung von Maßnahmen gegen Absentismus braucht es eine ganzheitliche Strategie – und diese sollte bestenfalls mehrere Aspekte berücksichtigen:

Frühzeitige Maßnahmen

Je eher ein Unternehmen registriert, dass sich Absentismus am Arbeitsplatz einschleicht, desto schneller und wirkungsvoller lässt sich dieser Problematik begegnen. Ein frühzeitiges Eingreifen im Rahmen von vertraulichen, offenen Gesprächen kann verhindern, dass sich gewisse Muster etablieren oder auch andere Mitarbeiter mit der Zeit ihrem Arbeitsplatz fernbleiben.

Arbeit mit Führungskräften

Wenn Mitarbeiter nicht mehr zur Arbeit erscheinen, ist es wichtig, dass Unternehmensführung und Führungskräfte – gerade in großen Unternehmen – an einem Strang ziehen. Dies kann auch gezielte Schulungen für Führungskräfte umfassen.

Führungskräfte brauchen klare Richtlinien, wie sie mit Absentismus in ihrem Team umzugehen haben. Gleichzeitig brauchen sie aber auch den nötigen Freiraum und die Rückendeckung durch die Geschäftsführung, um vertraulich mit betroffenen Mitarbeitern an Lösungen arbeiten zu können.

Prozesse schaffen

Die bereits genannten Richtlinien und Prozesse geben sowohl den Führungskräften als auch den Mitarbeitern eine wichtige Struktur. Wie läuft die Rückkehr eines Mitarbeiters an seinen Arbeitsplatz ab?

Welche wichtigen Fragen – auch zu seinem individuellen Zustand – sollte und darf man mit ihm besprechen? Welche Faktoren vor Ort müssen ggf. auf den Prüfstand gestellt werden? Bestehen hierfür bereits etablierte Verfahren, sind die Chancen auf eine erfolgreiche Wiedereingliederung ins Team höher.

Gesundheitliche Unterstützung

Eine hohe körperliche Belastung oder ein unzureichend ergonomischer Arbeitsplatz können Ausfälle von Mitarbeitern stark begünstigen. Durch geeignete Bewegungsprogramme, etwa im Rahmen eines gut durchdachten betrieblichen Gesundheitsmanagements, lässt sich dem häufig entgegenwirken. Diese positiven Effekte belegt unter anderem eine Studie zu Rückenleiden.

Damit die jeweiligen gesundheitlichen Maßnahmen auch wirken, ist es wichtig, dass diese auf die tatsächlichen „Leiden“ und Beschwerden der Mitarbeiter abgestimmt sind. Ist dies jedoch der Fall, kann betriebliches Gesundheitsmanagement gesundheitsbedingten Absentismus durchaus wirkungsvoll reduzieren und Mitarbeiter „wieder fit machen“.

Konsequenzen ziehen

Bleiben alle Versuche, Mitarbeiter wieder erfolgreich in das Unternehmen einzubeziehen, ohne Erfolg, so muss dies Konsequenzen haben. Fortgesetzter Absentismus – ohne Besserung – kann und sollte ab einem gewissen Punkt vom Unternehmen mit Arbeitsanweisungen, Abmahnungen oder sogar einer Kündigung geahndet werden.

Bei aller Bereitschaft zur Kooperation und zu Kompromissen muss jedes Unternehmen letztlich auch die eigenen Interessen schützen.

Erfolgreich gegen Absentismus – Mit verlässlichen Daten

Je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es für Verantwortliche, klare Anzeichen von Absentismus korrekt zu identifizieren. In extremen Fällen kann sich so unbemerkt ein ganzer Trend innerhalb einer Abteilung entwickeln, ohne, dass dies den Vorgesetzten bewusst ist.

Daher braucht es zur Früherkennung von Absentismus am Arbeitsplatz vor allem eine gute Datenbasis. In der Praxis kann dies wie folgt aussehen:

Verknüpfung von Datenquellen: Idealerweise laufen mitarbeiterbezogene Informationen bereits in einem HRIS (Human Resources Information System) zentral zusammen. Mindestens sollten jedoch Zeiterfassung der Mitarbeiter und deren An-/Abwesenheiten präzise erfasst und gemeinsam ausgewertet werden – bestenfalls in Verbindung mit einem People Analytics-Ansatz für unternehmensrelevante Zusatz-Informationen.
Einheitliche Datenerfassung: Die Verknüpfung der Datenquellen hat nur dann einen Mehrwert, wenn tatsächlich relevante Daten erhoben werden. Hierzu zählen etwa die Fehlzeitenquote oder auch absolute sowie durchschnittliche Krankheitstage – jeweils nach Abteilung und Unternehmen.
Identifikation von Mustern: Mithilfe von modernen Software-Lösungen mit KI-Unterstützung (wie etwa GFOS Intelligence und unserem KI-Assistenten Atlas) können große Datenmengen über längere Zeitverläufe ausgewertet werden. Das hilft dabei, eventuelle Auffälligkeiten hinsichtlich der Entwicklung der Krankheitstage und Fehlzeiten auszumachen.
Frühwarn-System: Fallen bestimmte Mitarbeiter regelmäßig an Montagen aus? Häufen sich die Krankheitstage in einer bestimmten Abteilung? Durch softwaregestützte Analysen werden solche Trends frühzeitig erkannt und können beobachtet werden. All diese Reportings sind zudem mit wenigen Klicks (datenschutzkonform) verfügbar.

Die Ursachen für Absentismus im Unternehmen sind zahlreich. Gleichzeitig haben Unternehmen diverse Möglichkeiten, solche negativen Abwesenheits-Trends gezielt zu identifizieren und bewusst zu adressieren.

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