In diesem Beitrag wollen wir daher beide Konzepte beleuchten, deren Vor- und Nachteile miteinander vergleichen und auf dieser Basis prüfen, welche Variante sich für welche Unternehmen am besten eignet.

SaaS vs. On-Premise – Definition der Begriffe

Bevor wir uns damit befassen, wann welche Option für die IT empfehlenswert ist, fassen wir kurz zusammen, was die beiden Begriffe genau beschreiben:

Software-as-a-Service (SaaS)
Hierbei handelt es sich um ein Bereitstellungsmodell, bei dem Software über das Internet (via Cloud-Dienste) zur Verfügung gestellt wird. Nutzer greifen per Web oder App auf die Anwendung zu. Die Software steht „zur Miete“ zur Verfügung und wird zentral vom Anbieter gehostet sowie gewartet. Detailliertere Infos dazu finden Interessierte in unserem Lexikon-Artikel zum Thema Software-as-a-Service.
On-Premise
On-Premise (auch: On Prem) bezeichnet Software, die auf der eigenen IT-Infrastruktur eines Unternehmens installiert und betrieben wird. Diese Software wurde einmalig erworben und kann ab diesem Zeitpunkt uneingeschränkt genutzt werden, Die Verantwortung für Betrieb, Wartung und Sicherheit liegt dabei vollständig beim Unternehmen selbst.

Dies ist eine verkürzte Zusammenfassung der beiden Begriffe. Für die nachfolgenden Betrachtungen ist sie im Kern jedoch absolut ausreichend.

SaaS oder On-Premise – Wichtige Entscheidungskriterien für Unternehmen

Bei der Entscheidung für oder gegen spezifische Software-Lösungen sollten Unternehmen im Vorfeld eine Reihe wichtiger Entscheidungskriterien berücksichtigen. Von besonderer Relevanz sind die folgenden Kriterien:

Implementierung
Infrastruktur
Kosten
Skalierbarkeit / Wachstum
Wartung / Support
(Cyber-)Sicherheit

Auf Basis dieser Kriterien haben wir eine Übersicht zusammengestellt, inwiefern SaaS bzw. On-Premise die jeweiligen Punkte erfüllen bzw. ob und in welchem Maße diese an der Stelle relevant sind.

Darstellung verborgener Faktoren von SaaS und On-Premise anhand eines Eisberges.

Für die eigene IT-Abteilung kann der Umstieg von On-Premise zu SaaS eine erhebliche Entlastung darstellen. © GFOS Group

Implementierung

SaaS
SaaS-Lösungen ermöglichen eine schnelle Implementierung in die eigenen Prozesse, da keine zeitraubende Installation vor Ort notwendig ist. Unternehmen brauchen für die Einrichtung kaum mehr als einen Internetzugang. Dies reduziert nicht nur den Aufwand für die IT-Abteilung, sondern minimiert auch die Einführungszeit erheblich und erlaubt die schnelle Nutzung durch eine oder mehrere Abteilungen im Betrieb.

On-Premise
Die Implementierung von On-Premise-Software ist in der Regel komplexer (als bei vergleichbaren SaaS-Lösungen). Sie erfordert die Bereitstellung und Konfiguration lokaler Server sowie eine entsprechende Integration bzw. Anbindung an die anderen Systeme. Sind zudem weitere individuelle Anpassungen notwendig, braucht es hierfür nochmal zusätzliche Zeit und Ressourcen.

Infrastruktur

SaaS
Bei SaaS-Diensten (Microsoft Office Suite / GFOS knownCloud etc.) wird die erforderliche IT-Infrastruktur vom Anbieter bereitgestellt und verwaltet. Unternehmen müssen sich weder um Server noch um Speicherkapazitäten oder Aktualisierungen kümmern. Häufig lässt sich der Prozess über eine Cloud-Migration noch weiter vereinfachen. Das reduziert den administrativen Aufwand und erlaubt es, sich rein auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

On-Premise
Für die Nutzung von On-Premise-Lösungen sind Unternehmen auf eine entsprechende IT-Infrastruktur vor Ort angewiesen. Hierfür müssen sie eigene Server bereithalten, idealerweise mit passenden Backup-Mechanismen und Sicherheitsmaßnahmen. Eine solche Lösung bietet mehr Kontrolle, ist aber gleichzeitig sowohl kosten- als auch wartungsintensiv und erfordert zudem eine gut ausgestattete interne IT-Abteilung.

Kosten

SaaS
Die meisten SaaS-Modelle zeichnen sich durch ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell (Abo-Modell) aus. Diese Abonnementgebühren erlauben eine gute Planbarkeit und geringere Einstiegskosten, was gerade für KMUs (mit kleinem Budget) von besonderem Interesse ist.

On-Premise
Eine On-Premise-Lösung erfordert hohe Anfangsinvestitionen in Hardware, Lizenzen und Personal. Hinzu kommen laufende Kosten für Wartung und Instandhaltung. Diese Lösung kann sich jedoch unter bestimmten Gegebenheiten langfristig rechnen, insbesondere bei einer absehbar langen Nutzung ohne große Änderungsanforderungen.

Skalierbarkeit / Wachstum

SaaS
SaaS-Lösungen bieten Unternehmen den Vorteil, dass sie sich praktisch verzögerungsfrei und vollständig flexibel an den eigenen Bedarf anpassen lassen. Um Nutzer, Speicherplatz oder Funktionen hinzuzufügen, braucht es in der Regel nicht mehr als ein paar Klicks. Dank der nahezu unbegrenzten Skalierbarkeit einer solchen Cloud-Infrastruktur können Unternehmen schnell auf neue Anforderungen oder Entwicklungen am Markt reagieren.

On-Premise
Bei On-Premise-Lösungen ist die Skalierung oft mit erheblichen Investitionen und zeitlichem Aufwand verbunden. Zusätzliche Server, Netzwerkkapazitäten oder Softwarelizenzen müssen beschafft, installiert und konfiguriert werden. Neue Kapazitäten müssen also kostspielig geschaffen und können bei Änderungen am Markt nicht schnell abgebaut werden – schlimmstenfalls kommen so zu einer Auftragsflaute noch Überkapazitäten hinzu.

Wartung / Support

SaaS
Die Wartung von SaaS-Lösungen liegt vollständig in der Verantwortung des Anbieters. Dazu gehören regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Sicherheits-Patches. Unternehmen können sich auf die zuverlässige Funktion der gebuchten Software verlassen und sich auf ihr eigenes Kerngeschäft fokussieren. Dadurch wird nicht zuletzt auch die eigene IT-Abteilung erheblich entlastet.

On-Premise
Bei On-Premise-Systemen ist das Unternehmen selbst für Wartung und Instandhaltung verantwortlich. Von System-Updates über Backups bis zu Sicherheitsmaßnahmen und Troubleshooting – alles liegt beim Betrieb. Das bedeutet: Maximale Kontrolle, aber auch maximale Verantwortung. Dafür braucht es qualifiziertes Personal, das in der Lage sein muss, auch unternehmenskritische Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

(Cyber-)Sicherheit

SaaS
SaaS-Anbieter setzen auf moderne, häufig auch zertifizierte Sicherheitslösungen für ihre Services. Abhängig von (branchenspezifischen) Datenschutzanforderungen bieten viele Anbieter auch kundenspezifische Service-Level-Agreements (SLA). Trotz allem bleibt ein gewisses „Restrisiko“, da sich die Daten nicht unter unmittelbarer, eigener Kontrolle befinden und die Cybersicherheit durch Dritte gewährleistet wird.

On-Premise
Setzen Unternehmen auf eine On-Premise-Lösung, so haben sie an der Stelle die volle Kontrolle über alle Sicherheitsfragen. Sie bestimmen effektiv selbst, wie Daten gespeichert, gesichert und geschützt werden. Dies ermöglicht die Umsetzung individueller und maßgeschneiderter Sicherheitskonzepte, erfordert aber gleichzeitig fundiertes Know-how und ständige Betreuung durch die eigene IT-Abteilung.

Aus dieser Betrachtung wird deutlich: Im direkten Vergleich SaaS vs. On-Premise hat die bedarfsgerechte Buchung von Software-Lösungen an vielen Stellen die sprichwörtliche Nase vorn – gerade in Sachen Flexibilität und Planbarkeit der Kosten. Das zeigt sich auch in der wirtschaftlichen Praxis der Unternehmen.

So wollen laut „Cloud Report 2024“ des Digitalverbands Bitkom zahlreiche Betriebe Cloud-Computing-Dienste zukünftig noch intensiver als zuvor nutzen, etwa zur Umstellung auf PaaS oder SaaS. Ein wesentlicher Motivator: Unter anderem Kostensenkungen (61%) und eine Erhöhung der IT-Sicherheit (57%).

SaaS vs. On-Premise – Vorteile & Nachteile auf einen Blick

In diesem Abschnitt wollen wir die wichtigsten Vorteile und Nachteile der beiden Konzepte nochmal kompakt und übersichtlich herausstellen:

Bereitstellungsmodell	Vorteile	Nachteile
SaaS	Schnelle Bereitstellung ohne aufwendige Installation Geringe Einstiegskosten durch nutzungsabhängige Abrechnung Wartung und Updates durch Anbieter Ortsunabhängiger Zugriff möglich Enorm hohe Skalierbarkeit und Flexibilität Vielfach eigene SLAs möglich	Eventuelle Abhängigkeit vom Anbieter (Vendor Lock-In) Cloud-Dienste immer auf Internet angewiesen Eingeschränkte Datenhoheit und nur bedingte Anpassbarkeit
On-Premise	Volle Kontrolle über Daten, Systeme und Infrastruktur Umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten Keine Abhängigkeit vom Internetzugang Sichere Eignung für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen	Hohe Anfangsinvestitionen Aufwendige und zeitintensive Implementierung Erfordert internes Know-how für Wartung und Sicherheit Ohne zusätzliche Investitionen nur begrenzt skalierbar

Beide Konzepte haben ihre eigenen Stärken und Schwächen – für die letztliche Entscheidungsfindung ist vor allem ausschlaggebend, was für einzelne Unternehmen besonders wichtig ist.

SaaS oder On-Prem: Welche Lösung passt zum Unternehmen?

Bevor sich Unternehmen für eine der beiden Varianten – oder für eine Hybridlösung – entscheiden, sollten sie eingehend prüfen, welche Anforderungen sie selbst aktuell und zukünftig an die eigene IT stellen. Eine solche interne Analyse kann exemplarisch wie folgt ablaufen:

Ist-Analyse
Im ersten Schritt sollten Unternehmen betrachten, wie es um die eigene IT bestellt ist – sowohl hinsichtlich der technischen IT-Infrastruktur als auch mit Blick auf das spezifische IT-Know-how in der Abteilung bzw. im Betrieb.
Budgetplanung
Unternehmen müssen prüfen, zu welchen Konditionen Hard- bzw. Software angeschafft und über welchen Zeitraum sie absehbar genutzt werden können. Hierbei sind sowohl die einmalige Anschaffung als auch laufende Kosten für Wartung und Instandhaltung einzupreisen.
Wichtigkeit von Features
Gibt es bestimmte Features, die innerhalb einer Software-Lösung gegeben sein müssen? Ist die notwendige Expertise vorhanden, um diese Features gegebenenfalls selbst zu schaffen? Oder ist es kosteneffizienter, bestimmte Funktionen von Beginn an einzukaufen?
Sicherheitsüberlegungen
Je nach Branche können besonders strenge Vorgaben zum Datenschutz (DSGVO) gelten. Diese sind in der Planung ebenfalls zu berücksichtigen. Die Einrichtung bestimmter Sicherheitsmaßnahmen kann für einzelne Unternehmen prohibitiv teuer sein, während diese für Anbieter von Cloud-Diensten zum Kerngeschäft gehören.
Test & Integration
Ob SaaS oder On-Premise – im Idealfall sollten beide Konzepte in einem eingeschränkten Testumfang im eigenen Betrieb zum Einsatz kommen. So können sich Unternehmen einen Eindruck von der jeweiligen Lösung verschaffen und besser beurteilen, welche Lösung sich absehbar im Arbeitsalltag behaupten wird.

Für richtungsweisende Entscheidungen innerhalb der IT sind wir bei GFOS Ihr Partner der Wahl. Wir unterstützen Unternehmen dabei, bei der Frage SaaS vs. On-Premise die für den eigenen Bedarf optimale Lösung zu finden. Denn wir bieten unseren Kunden leistungsstarke SaaS-Lösungen aus der Cloud – maßgeschneidert und leistungsstark.

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