Kapazitätsplanung

Eine Kapazitätsplanung hilft Unternehmen dabei, festzustellen, welche Ressourcen im Unternehmen vorhanden und wie diese über welchen Zeitraum ausgelastet sind. Über eine Kapazitätsplanung (häufig auch: Kapaplanung) lässt sich somit feststellen, ob etwa ein Fertigungsbetrieb über die (personellen / maschinellen / zeitlichen) Kapazitäten verfügt, um weitere Aufträge von Kunden anzunehmen.

Im Idealfall sind die Kapazitäten eines Unternehmens – unter Einbeziehung aller Puffer – zu nahezu 100 Prozent ausgelastet: Sinkt der Wert stark darunter, sind Mitarbeiter oder Maschinen schlimmstenfalls ohne Aufgabe. Steigt er jedoch über 100 Prozent, laufen Betriebe Gefahr, ihre Aufträge nicht (fristgerecht) erfüllen zu können.

Mit Blick auf globale und zum Teil hochkomplexe Lieferketten sind gerade produzierende Unternehmen heute mehr denn je auf eine intelligente Kapazitätsplanung angewiesen. Fallen zum Beispiel einzelne kritische Lieferanten aus, kann dies ganze Produktionslinien zum Stillstand bringen. Daher braucht es eine äußerst präzise Übersicht, wann wo welche Rohstoffe, Materialien und Kapazitäten in welchem Umfang zur Verfügung stehen.

Für diese wichtigen Einblicke braucht es sowohl intuitiv nutzbare Systeme als auch eine enge Verknüpfung von Datenquellen, damit Informationen unternehmensweit und verzögerungsfrei bereitstehen. Sind anstehende Urlaube bereits in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt? Wie fallen die Schichtpläne der kommenden Woche aus? Gibt es plötzlich Probleme mit wichtigen Lieferanten? All diese Aspekte fließen bestenfalls in Echtzeit zusammen, um auf dieser Basis Entscheidungen zu treffen.

Je nach Branche ist ein effizientes Management der eigenen Kapazitäten unterschiedlich geschäftskritisch. Gerade aber in der Logistik oder der Produktion sind vielfach jedoch Margen so klein und Prozesse so kostenintensiv, dass Ineffizienzen in Abläufen schnell kostspielig werden können.

Eine gute Kapazitätsplanung hilft in diesen Branchen bei der Erreichung folgender Ziele:

• Vermeidung von Engpässen: Eine vorausschauende Kapaplanung stellt sicher, dass es nicht zu Engpässen in der Fertigung oder Lieferung von Gütern kommt. Das reicht von der Planung der Kapazität von Lager- und Ausweichflächen über die frühe Identifikation von Engpassmaschinen bis zur gezielten Personalplanung anhand von Qualifikationen.
• Sicherung der Kundenzufriedenheit: Ein übergeordnetes Ziel ist immer die Zufriedenheit der Kunden – sei es in Form hochwertig gefertigter Produkte, fristgerecht zugestellter Paketsendungen oder der Einhaltung individuell vereinbarter SLAs (Service Level Agreements).

Diese Ziele sind sehr breit formuliert – dies liegt jedoch in der Natur einer Kapazitätsplanung für Mitarbeiter, Materialien und mehr. Denn auch aus der operativen Perspektive muss die Planung die gesamte Lieferkette einbeziehen.

Für eine branchenspezifische Kapazitätsplanung (Logistik / Produktion) ist es wichtig, zunächst zu identifizieren, welche Kapazitäten in diesen Bereichen von geschäftskritischer Relevanz sind. Dies umfasst sowohl interne als auch externe Kapazitäten. Dazu gehören vor allem:

• Fachkräfte / Personalengpässe: Besonders im Umgang mit bestimmten Fertigungsmaschinen braucht es dafür ausgebildetes Fachpersonal, das in der Lage ist, auch bei Komplikationen am Gerät einen kühlen Kopf zu bewahren sowie eine praktikable Lösung zu finden, um eventuelle Verzögerungen oder Blockaden zu beheben. Der effiziente Einsatz von Fachpersonal ist dabei ein branchenübergreifendes Problem, das auch Querschnittsbereiche wie den Reise-Sektor in großem Umfang betrifft.
• Lieferanten / Partner: Mit der Zuverlässigkeit von Lieferanten stehen und fallen ganze Lieferketten. Unternehmen müssen exakt wissen, welche Lieferanten Waren wie zuverlässig liefern können. Schwankt die Performance dieser Partner und damit einhergehend auch die Eingangsmengen (verschiedenster Zwischenprodukte), erschwert dies die Planbarkeit über die gesamte Produktion & Logistik hinweg.
• Maschinenverfügbarkeit: Ob bei der Herstellung kleiner mechanischer Teile oder für die Sortierung von Paketen – die erforderlichen Maschinen sind zum Teil hochspeziell und für einen spezifischen Anwendungszweck konzipiert. Gerade in der Hochphase der Produktion oder zu saisonalen Events (Weihnachten / Black Friday) können Engpassmaschinen die Produktion beeinträchtigen oder wichtige nachfolgende Prozesse behindern.

• Kritische Ressourcen / Materialversorgung

  Fallen bestimmte Rohstoffe oder Zwischenprodukte weg – etwa aufgrund von Streiks, Ausfuhrbeschränkungen (seltene Erden / Computerchips) oder anderen Komplikationen – muss es für Unternehmen immer einen Plan B geben. Einzelne Elemente lassen sich gerade in der Fertigung nicht gut substituieren – sei es unter wirtschaftlichen oder qualitativen Gesichtspunkten.

Gerade in diesen Fokus-Bereichen ist es sinnvoll, auf frühe „Warnsignale“ zu achten: Fiel eine Maschine bereits im vergangenen Jahr aus? Bewegt sich in bestimmten Bereichen nichts mehr, wenn Mitarbeiter X fehlt? Oder häufen sich zuletzt die Überstunden in einer Abteilung? All dies sind Anzeichen dafür, dass es in einem bestimmten Aufgabenfeld perspektivisch zu kleineren oder größeren Komplikationen kommen könnte.

Zeitgemäße und digitale Lösungen zur Kapaplanung greifen heute auf eine große Bandbreite an Daten und Informationen aus dem gesamten Unternehmen zurück. Im Idealfall fließen sämtliche relevanten Datenpunkte an einer zentralen Stelle zusammen:

• Eine Zeiterfassung liefert aktuelle Informationen zu Anwesenheiten und Arbeitszeiten aller Mitarbeiter
• Die Personaleinsatzplanung veranschaulicht, welche Mitarbeiter in welcher Schicht eingeplant sind
• MES-Lösungen stellen Informationen zu Maschinenzuständen und Durchlaufzeiten bereit

Sind all diese Systeme korrekt aufgesetzt und miteinander synchronisiert, stehen den Planungsverantwortlichen Echtzeit-Daten zur Auslastung einzelner Abteilungen zur Verfügung. Diese Verknüpfung aktueller Daten aus der Personal- und Maschinenplanung vereinfacht die Kapazitätsplanung erheblich.

Haben Unternehmen eine klare Übersicht über die verfügbaren Kapazitäten, schafft das ein hohes Maß an Planbarkeit – dies ist fundamental wichtig für Betriebe jeder Art und Größe. Aber braucht es eine automatisierte Kapaplanung? Oder reicht auch eine manuelle Planung der eigenen Kapazitäten? Wir haben die Vor- und Nachteile zusammengefasst.

Folgende Vorteile liefert die automatische Kapazitätsplanung:

• Bedarf und Kapazität in Echtzeit abgleichbar
• Frühzeitige Identifikation möglicher Engpässe im Ablauf
• Hohe Daten-Transparenz – etwa über Dashboards
• Möglichkeit automatisierter Planungs- oder Schichtvorschläge
• Szenario-Simulationen für Peaks – zum Beispiel über Digitale Zwillinge

Diese Nachteile sind bei automatisierten Planungsprozessen zu berücksichtigen:

• Hoher Aufwand für die initiale Implementierung / Einrichtung / Anbindung
• Hohe Datenqualität ist zwingende Voraussetzung für erfolgreiche Planung
• Prozesse und Daten müssen klar standardisiert und reglementiert sein
• Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung notwendig
• Laufende Kosten für Betrieb und Einsatz – abhängig vom Umfang

Fazit: Eine automatisierte Kapazitätsplanung erfordert mehr Vorarbeit im Rahmen der Einrichtung. Dank des Zugriffs auf Echtzeitinformationen und der exakten Analyse von Datenpunkten – mittlerweile häufig mit Hilfe von KI – wird eine hochpräzise Steuerung von Prozessen und Abläufen ermöglicht. Für mittlere bis große Unternehmen ist sie damit die robusteste und wirtschaftlichste Lösung für Planungsprozesse.