Risiken im Überblick
Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, gesetzliche Höchstgrenzen, Ruhezeiten und Mitbestimmungsrechte stellen Unternehmen vor komplexe Anforderungen. In der Dienstplanung müssen all diese Vorgaben zuverlässig berücksichtigt und Einsatzzeiten frühzeitig an die Mitarbeiter kommuniziert werden.
Was theoretisch klar geregelt ist, wird in der Praxis schnell zur Herausforderung:
- Pausen- und Ruhezeiten werden nicht eingehalten
- Höchstarbeitszeiten überschreiten gesetzliche Grenzen
- Über- oder Unterbesetzungen beeinträchtigen die Wirtschaftlichkeit
- Öffentliche Aushänge zu Schichten verstoßen gegen Datenschutzvorgaben
- Betriebsrat fürchtet Überwachung durch neue Software-Systeme
- Fehlende Transparenz bei Systemzugriffen sorgt für Unsicherheit in der Belegschaft
Klar ist: Eine rechtssichere Dienstplanung ohne digitale Unterstützung ist aufwendig und fehleranfällig. Softwarelösungen helfen dabei, gesetzliche Vorgaben automatisiert zu berücksichtigen, Dokumentationspflichten zu erfüllen und Transparenz zu schaffen.
Bei GFOS ist Rechtssicherheit daher fester Bestandteil jeder Lösung.
Arbeitszeiten digital und rechtssicher planen
Die Planung von Schichten und Diensten ist komplex – auch rechtlich. Mit GFOS setzen Sie auf strukturierte, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Prozesse:
Sichere Einrichtung der Zeiterfassung
Strukturiertes Setup sorgt für eine vollständige und regelkonforme Erfassung
Automatisierte Regelprüfung
Arbeits- und Ruhezeitvorgaben werden systemseitig berücksichtigt und auf Konflikte geprüft
Entlastung im Tagesgeschäft
Digitale Prozesse reduzieren manuelle Aufwände und minimieren Fehlerquellen
Transparente Einsatzplanung
Schicht- und Dienstpläne sind nachvollziehbar dokumentiert und klar kommuniziert
Revisionssichere Dokumentation
Arbeitszeitdaten sind jederzeit abrufbar und unterstützen bei Prüfungen und internen Abstimmungen
Datenschutzkonforme Bereitstellung
Digitale Zugriffsrechte ersetzen öffentliche Aushänge und schützen sensible Mitarbeiterdaten
Klare Rollen- und Rechtekonzepte
Transparente Berechtigungsstrukturen schaffen Vertrauen bei Mitarbeitern und Betriebsrat
Zertifizierte Informationssicherheit
Datenverarbeitung nach ISO 27001 und DSGVO-konform
Arbeitsplanung mit GFOS: Digital. Sicher. Zukunftsfähig.
Unsere modulare Workforce-Management-Lösung verbindet Effizienz mit klar definierten rechtlichen Rahmenbedingungen. Drei zentrale Features stehen dabei im Fokus: Transparenz in der Planung, konsequenter Datenschutz und eine verlässliche Umsetzung aller Regelungen.
Verlässliche Planung
Für einen reibungslosen Personaleinsatz ist ein vollständiger Überblick über Arbeitszeiten und Regelungen unerlässlich.
- Automatisierte Prüfung gesetzlicher Vorgaben: Individuelle Arbeitszeitmodelle sowie geltende gesetzliche Regelungen werden bei der Planung geprüft.
- Warnung bei Regelverstößen: Die Software kennzeichnet automatisch Überschreitungen von Arbeits- und Ruhezeiten sowie weitere Konflikte, sodass die Planung rechtzeitig angepasst werden kann.
- Umfassende Dokumentation: Alle relevanten Daten werden DSGVO-konform gespeichert und stehen jederzeit für Prüfungen oder Audits zur Verfügung.
Volle Transparenz für Mitarbeiter
Eine nachvollziehbare Arbeitszeitdokumentation stärkt das Vertrauen und reduziert Abstimmungsaufwände im Alltag. Dabei ermöglichen Self-Service-Funktionen Mitarbeitern jederzeit Einblicke in ihre Daten.
- Flexible und ortsunabhängige Zeiterfassung: Arbeitszeiten können per Terminal(-App), Webanwendung oder App erfasst werden – präzise, in Echtzeit und entsprechend der betrieblichen Vorgaben.
- Einsicht in Zeitkonten und Abwesenheiten: Mitarbeiter können ihre erfassten Arbeitszeiten, Salden und Urlaubsstände eigenständig einsehen und Unstimmigkeiten selbst melden.
- Klare Zugriffsregelungen: Im Employee-Self-Service-Portal können Mitarbeiter persönliche Daten jederzeit prüfen und bei Bedarf korrigieren. Die Informationen sind rollenbasiert geschützt und nur für berechtigte Personen zugänglich.
Datenschutz als integraler Bestandteil
Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen. Daher werden Datenschutz und Informationssicherheit von Beginn an in der Systemarchitektur berücksichtigt.
- ISO 27001-Zertifizierung: Unsere Software-Lösungen sind unabhängig zertifiziert und auf höchste Sicherheitsstandards ausgelegt. Die Verwaltung von Daten erfolgt DSGVO-konform.
- Striktes Rollen- und Rechtekonzept: Zugriffsrechte werden nach dem Least-Privilege-Prinzip vergeben. Berechtigungen lassen sich klar definieren und strukturiert verwalten.
- Hosting in deutschen Rechenzentren: Unsere hochverfügbare GFOS knownCloud wird in deutschen Rechenzentren betrieben und unterliegt damit höchsten Sicherheitsstandards.
Mitarbeiter-Software einführen – Wie Sie alle Beteiligten einbinden
Die Einführung neuer Systeme betrifft häufig bestehende Prozesse und Zuständigkeiten. Wir unterstützen Sie dabei, Akzeptanz bei allen Beteiligten zu schaffen und Mehrwerte klar zu kommunizieren.
So begleitet GFOS Ihre Software-Integration:
- Frühzeitige Abstimmung mit relevanten Stakeholdern: Gemeinsam identifizieren wir zentrale Ansprechpartner – beispielsweise aus HR, IT oder Betriebsrat – und unterstützen Sie bei einer strukturierten Kommunikation.
- Nachvollziehbare Darstellung von Funktionen und Nutzen: Funktionen, Rechtkonzepte und Auswirkungen auf bestehende Prozesse werden verständlich und praxisnah vermittelt.
- Technisch saubere Systemintegration: Unsere Spezialisten begleiten die Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft und sorgen für einen stabilen Übergang.
- Beratung zu Rollen- und Berechtigungskonzepten: Zugriffsrechte werden klar definiert und an organisatorische sowie branchenspezifische Anforderungen angepasst.
- Begleitender Support im Einführungsprozess: Schulungen und Supportangebote unterstützen alle Beteiligten dabei, die Software sicher und effizient zu nutzen.
Demo anfordern
Sämtliche personenbezogenen Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert. Die Übertragung der Daten erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Unsere Software-Lösungen sind nach ISO 27001 zertifiziert. Die Speicherung und Verarbeitung der Daten erfolgen DSGVO-konform.
Nein, Rechtssicherheit entsteht nicht allein durch den Einsatz unserer Software. Durch das richtige Setup und einen konsequenten Einsatz erfahren Sie jedoch zuverlässig, wann und ob Planungskonflikte mit Arbeits- und Ruhezeiten auftreten. Diese können Sie dann individuell oder automatisiert auflösen.
Gleichzeitig unterstützt unsere Software dabei, wichtige Informationen zu Fehlzeiten, Überstunden oder auch der Anzahl von Urlaubstagen im Blick zu behalten. Auf diese Daten haben auch Ihre Mitarbeiter Zugriff. So stellen Sie sicher, dass Urlaubstage rechtzeitig genommen werden und Überstunden sich nicht häufen.
Ja, Aushänge von Schicht- und Dienstplänen, die öffentlich aushängen, können kritisch sein. Dies gilt besonders dann, wenn etwa auch Nicht-Personal diese Aushänge sehen kann oder Klarnamen von Personen verwendet werden.
Eine Software-Lösung ist eine gute Alternative zum klassischen Dienstplan in Papierform: Mitarbeiter rufen ihre Daten direkt digital ab, werden unmittelbar über Änderungen informiert und können bei Bedarf sogar Schichten tauschen. Genehmigungen von Vorgesetzten erfolgen per Knopfdruck.
Der Zugriff auf Unternehmens- und Mitarbeiterdaten lässt sich individuell festlegen. Die Software von GFOS unterstützt rollenbasierte Zugriffskonzepte sowie eine Rollen- und Rechteverwaltung. So steuern Sie exakt, wer im Unternehmen welche Zugriffe benötigt und erhält.
Ja. Entsprechende Betriebsvereinbarungen und weitere Regelungen können Sie direkt in der Software hinterlegen. Definieren Sie, für welche Mitarbeiter bestimmte Bedingungen gelten, und schon werden diese für zukünftige Planungen berücksichtigt.
Unsere Software unterstützt sowohl Regelungen für verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit / Teilzeit / Minijob) als auch individuell ausgehandelte Vertragsmodelle. Bei Planungskonflikten werden Verantwortliche automatisiert informiert.
