für Geschäftspartner, Besucher und interessierte Personen

Zum Zwecke der Kommunikation, des Austauschs von Informationen und Dienstleistungen sowie zu anderen Zwecken, die mit einer bereits existierenden Geschäftsbeziehung einhergehen, werden personenbezogene Daten benötigt, z.B. Name, Kontaktdaten oder Funktion der betroffenen Person.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten geschieht

• über die Nutzung unserer Onlinedienste,
• im Zusammenhang mit Registrierungsprozessen oder einer persönlichen Bereitstellung von Daten, z.B. durch die Aushändigung einer Visitenkarte,
• durch das Unternehmen, z.B. wenn Kontaktinformationen von deren zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden.

Dies geschieht sowohl in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen als auch mit den persönlichen Rechten der betroffenen Personen. Betroffene haben das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten, die Löschung oder Berichtigung ihrer Daten zu fordern oder eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Folglich können auf diesen Daten basierende Dienste nicht weiter genutzt werden. Betroffene können Fragen und Beschwerden jederzeit an die Aufsichtsbehörde ihres Landes oder an den Datenschutzbeauftragten der GFOS mbH richten datenschutz [at] gfos.com.

Folgende Daten können dazu von Ihnen erhoben und verarbeitet werden:

• Identifikationsdaten, z.B. Name, Geschlecht, ggf. User-ID (bei Nutzung vom Kundenlogin auf unserer Website oder dem Online-Service Portal)
• Dienstliche Adress- und Kontaktdaten, z.B. Arbeitsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Organisationsdaten wie Unternehmen, Abteilung, Funktion
• Zeit und Anwesenheit, z.B. bei Aufenthalt in Einrichtungen der GFOS mbH (Besuchermanagement) oder bei Ausführen von Dienstleistungen
• Aktivitäten, Aufgaben und Einsätze, z.B. für Projekte

Ihre Daten können für folgende Zwecke verwendet werden:

• Betriebliche Zwecke
• Identifikation und Autorisierung
• Kommunikation, z.B. zur Klärung von Fragen oder Terminen und zum Austausch von Informationen
• Dokumentation von Aktivitäten, z.B. Meetings, Events und Vereinbarungen
• Beschwerdemanagement

Zusätzlich können personenbezogene Daten von Besuchern und Personen, die Dienstleistungen angefordert haben oder mit denen bereits eine Beziehung besteht (Nachbarschaft, Medienvertreter) genutzt werden für:

• Bereitstellung von Informationen und angefragten Services, z.B. Newsletter
• Überwachung und Sicherheitsüberprüfungen

Personenbezogene Daten von Geschäftspartnern, z.B. Lieferanten, Kunden, Vertragspartnern, Dienstleistern oder Partnern, können zusätzlich genutzt werden für:

• Abwicklung von Transaktionen, z.B. Zahlung, Rechnungserstellung und Vertragsmanagement
• Logistik, z.B. Transport
• Autorisierungs- und Identifizierungsmanagement für elektronische Verfahren, inklusive technischer Support und Troubleshooting
• Administrative Kommunikation, z.B. Verkaufsförderung oder Produktentwicklung
• Überwachung, Kontrollen und Umfragen
• Direkt Marketing

Die GFOS mbH gewährleistet die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit durch interne Regelungen und - wenn die Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden - durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen, etwa durch die Nutzung der EU-Standardvertragsklauseln bei einer Datenverarbeitung außerhalb der europäischen Unionverarbeitet werden.

Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Daten immer aktuell und korrekt sind, z.B. indem Sie relevante Änderungen mitteilen oder – wenn möglich – selbst vornehmen.

Fragen zum Umfang, der Berichtigung oder der Löschung Ihrer Daten sowie zu Auskunftsersuchen können mit der Rechtsabteilung oder dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.

Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und der bestehenden internen Regelungen können in folgenden Fällen die für den jeweiligen Zweck benötigten Daten an andere interne und externe Stellen weitergegeben werden:

Betriebliche Zwecke

• an andere Unternehmen der GFOS Gruppe;
• an Dienstleister/Auftragsverarbeiter

Melde- und Auskunftspflichten

• an Behörden und andere staatliche Stellen

Klärung von Ansprüchen und Beschuldigungen

• an Anwälte, Gerichte und andere staatliche Stellen und Behörden

Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes und zur Erfüllung regulatorischer Vorgaben notwendig ist, in der Regel für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses einschließlich einer evtl. geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Die personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern werden in der Regel 10 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht. Bei anderen Personen, z.B. Besuchern oder Newsletter-Abonnenten, werden die Daten 5 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme oder auf Anfrage gelöscht.

Die Löschung der Daten geschieht im Rahmen der von den Prozessverantwortlichen festgelegten Löschroutinen.

Zum Schutz gegen die unterschiedlichen Bedrohungen unserer IT – z.B. durch Schad-Software, Hacker-Angriffe, Spam – und des geistigen Eigentums (Intellectual Property) werden unterschiedliche Verfahren eingesetzt, bei denen die ausgetauschten Informationen beispielsweise auf Viren, und die Verbindungsdaten auf Auffälligkeiten untersucht werden. Bei entdeckten Auffälligkeiten können die betreffenden Dokumente und Verbindungsdaten analysiert werden.

Zur Einhaltung bestehender Liefer- und Zahlungsrestriktionen – etwa in verschiedenen staatlichen Listen aufgeführten Unternehmen und Personen – kann ein Abgleich der vorhandenen Daten gegen diese Liste erfolgen.

Darüber hinaus kann in Verdachtsfällen, die beispielsweise über die Compliance-Hotline gemeldet werden, bei behördlichen Ermittlungen und zur Abwehr von Forderungen gegen die GFOS Gruppe kann eine Untersuchung und ggf. die Herausgabe von Daten und Unterlagen zu der betreffenden Personen notwendig sein.

In allen Fällen werden unsere internen Regelungen, die gesetzlichen Vorgaben und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen beachtet.