Kurz zusammengefasst

  • Sowohl Voll- als auch Teilzeitbeschäftige verfügen über einen gesetzlichen Urlaubsanspruch.
  • Generell steht ein Anspruch von 24 Arbeitstagen bei einer Sechs-Tage-Woche zur Verfügung. Der Urlaubsanspruch errechnet sich immer durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche.
  • Urlaub kann übertragen werden, muss aber in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres genutzt werden.
  • Auch während der Elternzeit erwirtschaftet der Arbeitnehmer einen Urlaubsanspruch.

So lautet der gesetzliche Urlaubsanspruch

Ganz unabhängig davon, ob jemand in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist, hat jeder Arbeitnehmende einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Bei einer Fünf-Tage-Woche beläuft sich dieser Anspruch auf mindestens 20 Werktage pro Jahr. Bei einer Sechs-Tage-Woche liegt der gesetzliche Urlaubsanspruch bei 24 Arbeitstagen. Denn dieser bezieht sich laut § 3 BUrlG auf die Werktage einer Woche – also alle Tage außer Sonn- und gesetzliche Feiertage. Laut § 4 des BUrlG besteht der volle Anspruch erst, nachdem das Arbeitsverhältnis mindestens sechs Monate läuft. Individuelle Regelungen werden jedoch etwa über Tarifverträge oder im Arbeitsvertrag festgelegt.

 

So berechnet sich der Urlaubsanspruch


Zur Berechnung des Urlaubsanspruchs gibt es eine einfache Formel. Damit lässt sich der Anspruch für sämtliche Arbeitswochen berechnen. Dabei teilt man den nominalen Urlaubsanspruch durch die Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Anschließend multipliziert man diesen Wert mit den tatsächlichen, individuellen Arbeitstagen. Als nominalen Urlaubsanspruch bezeichnet man die im Tarif- oder Arbeitsvertrag festgelegten Urlaubstage. Bei einer Schwerbehinderung liegen jedoch Ausnahmeregelungen vor. Menschen mit Schwerbehinderung verfügen laut dem Sozialgesetzbuch (§ 208 Abs. 1 SGB IX) über einen Zusatzurlaub von fünf Tagen bei einer Fünf-Tage-Woche.
 

Grafische Darstellung zum Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden.
Mit dieser Rechnung können Sie den Urlaubsanspruch einfach ermitteln.

3 typische Fehlinformationen zum Urlaubsanspruch

Zum Urlaubsanspruch von Mitarbeitenden bestehen viele Mythen. Wir haben einige Fehlinformationen aufgegriffen und erklärt.

 

Der Chef kann den Urlaub widerrufen


Beantragter und genehmigter Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht widerrufen werden. Wenn der Urlaub nicht in den Zeitplan passt oder personelle Engpässe durch falsche Urlaubsplanung entstehen, kann dieser nur im Einvernehmen mit dem Arbeitnehmer verlegt werden. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, die sich auf den Widerruf des Urlaubs bezieht, ist somit unwirksam.

 

Durch lange Krankheiten entfällt der Urlaub automatisch


Im Normalfall sollte der Urlaubsanspruch bis zum 31. Dezember des laufenden Jahres genommen werden. Ist der Arbeitnehmer jedoch erkrankt, besteht die Möglichkeit, den Urlaub auch bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen. Handelt es sich um eine längere Erkrankung, kann der Urlaub sogar bis zu einem weiteren Jahr verlängert werden – also bis zum 31. März des darauffolgenden Jahres - und entfällt somit nicht automatisch.

 

In Elternzeit erwirbt man keinen Urlaubsanspruch


Der Urlaubsanspruch entsteht auch während der Elternzeit, wie es im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz vorgeschrieben ist. Der Arbeitgeber kann allerdings für jeden vollen Monat der Elternzeit den Urlaubsanspruch um ein Zwölftel kürzen. Mehr Informationen erfahren Sie weiter unten.
 

Urlaubsanspruch auf das Folgejahr übertragen

Der Urlaub, der im laufenden Jahr nicht genommen werden konnte, kann ins nächste Jahr übertragen werden. Das ist in § 7 BUrlG geregelt: Dort steht, dass der übertragene Urlaubsanspruch innerhalb der ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahres genommen werden muss. Die Übertragung ist dann zu gewähren, wenn persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies gestatten. Zu diesen Gründen kann man etwa einen erhöhten Arbeitsaufwand oder saisonale Ereignisse zählen. Persönliche Gründe sind z.B. Krankheit oder Elternzeit.

 

Erkrankung während des Urlaubs

 
Manchmal kommt es innerhalb des Erholungsurlaubs zu einer Erkrankung. Ist diese Krankheit von einem Arzt bescheinigt worden, werden für die Tage der Arbeitsunfähigkeit keine Tage des Urlaubsanspruchs abgezogen. Das heißt, dass der vorher gewährte Teilurlaub neu zu gewähren ist – die Urlaubstage fließen bei Krankheit also wieder zurück auf das individuelle Urlaubskonto.

 

Zwangsurlaub und Corona


Für einen Zwangsurlaub müssen im Unternehmen dringende betriebliche Belange vorliegen. Hier hat der Betriebsrat eine Mitbestimmungspflicht, falls einer vorhanden ist. Wenn diese Belange vorliegen, kann der Zwangsurlaub vom Arbeitgeber verordnet werden. Die Gastronomie kann hier als Beispiel herangezogen werden. Innerhalb eines Lockdowns werden Schließungen von Restaurants angeordnet – in diesem Fall liegen also durch behördliche Anordnung diese betrieblichen Belange vor. Rein wirtschaftliche Gründe, wie ein Auftragsrückgang oder fehlender Umsatz, gelten nicht als dringende betriebliche Belange. In diesen Fällen stehen den Unternehmen jedoch noch Alternativen zur Verfügung: Darunter fällt etwa die Kurzarbeit oder der Abbau von Überstunden.
 

Miniatur Wohnwagen
Ob im Wohnwagen, mit dem Flugzeug oder als Wanderung: Der Urlaub steht Beschäftigten klar geregelt zu.

Reisen in Risikogebiete während des Urlaubs

Wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub in einem Risikogebiet verbringen möchte, kann dieser nicht einfach so wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren. Er hat sich an die Vorschriften zur Quarantäne zu halten und muss sich beim lokalen Gesundheitsamt melden. Danach gilt eine zweiwöchige Quarantäne. Auch der Arbeitgeber ist zu informieren, dass der Urlaubsanspruch für eine Reise ins Risikogebiet genutzt wurde. Wichtig: Aktuelle Quarantäne-Richtlinien können sich regelmäßig ändern. Hier ist immer zu prüfen, wie die aktuellen Empfehlungen lauten.
Die aus dem Urlaub im Risikogebiet resultierende Quarantäne erwirkt jedoch eine Verhinderung der Erbringung der Arbeitsleistung (siehe § 616 BGB) – es sei denn, die Fachkraft kann auch aus dem Homeoffice arbeiten. Durch die eigene Verschuldung steht dem Arbeitnehmer in diesem Fall keine Entgeltfortzahlung zu. Hier muss allerdings jeder Einzelfall sorgfältig geprüft werden. Resultiert aus dem Urlaub im Risikogebiet eine Erkrankung, ist es ratsam, sich unter Gehaltsverzicht krank zu melden – ansonsten wird der Urlaubsanspruch dafür genutzt, um für diese Tage aufzukommen; dann wird aber auch das Gehalt weiter gezahlt.
 

Anspruchsregelungen für Elternzeit oder Sabbatical

Während der Elternzeit verfällt der Resturlaub nicht – denn das Arbeitsverhältnis ruht lediglich. Dadurch ergibt sich ebenfalls, dass Angestellte in Elternzeit weiterhin Urlaubsanspruch erwerben (§ 17 BEEG). Die Regelungen zur Übertragung von Resturlaub gelten nicht in der Elternzeit – der Urlaubsanspruch verfällt somit nicht. Unternehmen dürfen jedoch den Anspruch kürzen. Das gilt für jeden vollen Kalendermonat und beträgt ein Zwölftel. Eine Kürzungserklärung sollte man als Betroffener jedoch immer auf Richtigkeit prüfen lassen. 

 

Ansprüche im Sabbatical


Im Sabbatical besteht kein Urlaubsanspruch während der Freistellungsphase – also während des Sabbatjahres. Dieses Jahr dient als berufliche Auszeit und beschreibt ein besonderes Arbeitszeitmodell. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch auf diese Auszeit. Ermöglicht ein Arbeitnehmer ein solches Sabbatical, können etwa Überstunden langfristig auf ein Zeitkonto einfließen. Die dadurch „angesparten“ Überstunden können später als Entgelt ausbezahlt werden. Auch Weihnachtsgeld oder Tantieme können in dieses Zeitwertkonto eingezahlt werden. Ein Urlaubsanspruch entsteht in diesem eigens erwirtschafteten Auszeitjahr somit nicht. In der Schweiz gibt es ein ähnliches Modell, bei dem der Arbeitnehmer für das Sabbatical unbezahlten Urlaub nehmen kann. Dafür besteht in diesem Fall aber keine Lohnfortzahlung.

 

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Unsere Kunden über den gfos.SmartTimeManager

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GFOS Kunde Gründerzeit Treundhand GmbH

Gründerzeit Treuhand GmbH

Im Dezember 2015 gegründet, arbeitet die Gründerzeit Treuhand GmbH als Single-Family-Office für eine Unternehmerfamilie über mehrere Generationen und übernimmt dabei alle administrativen und organisatorischen Aufgaben: von der Verwaltung bis zum Vermögensmanagement, im nationalen sowie internationalen Bereich. Zeiterfassung und Urlaubsplanung erledigt das Consultingunternehmen mit dem gfos.SmartTimeManager.

Jessica Hardt, Assistentin der Geschäftsleitung: „Wir setzen den gfos.SmartTimeManager gern ein, da er für uns - mit unserem doch sehr kleinen Team - eine gute und dabei kostengünstige Möglichkeit für eine den Anforderungen entsprechende Arbeitszeiterfassung bietet. Wir haben wenig Aufwand und können alles Notwendige im Bereich Arbeitszeit- und Urlaubserfassung abbilden. Die Anwendung und Administration sind sehr einfach und sollte es mal zu Schwierigkeiten oder Anwendungsfehlern kommen, ist der Support jederzeit sehr schnell, zuverlässig und unkompliziert zur Stelle.“
 

Gründerzeit Treuhand GmbH

Jessica Hardt

Profilfoto - Christian Auer - widecare
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widecare GmbH

Die widecare GmbH ist ein innovativer Gesundheitsdienstleister, der neuartige, integrative Lösungen für das Gesundheitssystem von morgen bietet. Es wird ein Mehrwert für Gesunde, Erkrankte sowie die Akteure im Gesundheitswesen, insbesondere Krankenversicherungen und Arbeitgeber, geschaffen. Im Arbeitsalltag vertraut der Stuttgarter Gesundheitsdienstleister dabei auf die digitale Zeiterfassung aus dem Hause GFOS.

Christian Auer, Referent der Geschäftsführung und Personalverantwortlicher bei widecare: „Seit rund einem Jahr haben wir den gfos.SmartTimeManager nun im Einsatz. Die mobile Komponente war für uns besonders wichtig, um die Arbeitszeiten auch unterwegs und im Homeoffice flexibel dokumentieren zu können. Nach einer professionellen Ersteinrichtung konnten wir schnell mit dem neuen Tool starten. Dank der unkomplizierten und intuitiven Nutzung läuft die Zeiterfassung seitdem sehr stabil. Bei generellen Fragen ist der Support schnell zur Stelle und hilft gerne weiter. Wir sind sehr zufrieden und freuen uns auf weitere Updates und neue Funktionen.“

widecare GmbH

Christian Auer


Logo Kunde Getränke Brüne KG

Getränke Brüne KG

Seit dem Jahr 1960 steht Getränke-Brüne zahlreichen Kunden aus Hotellerie, Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Co. als zuverlässiger Partner zur Seite. Den gfos.SmartTimeManager hat das Willinger Unternehmen seit August 2020 erfolgreich im Einsatz.

Jörg Brüne, Inhaber der Getränke-Brüne KG: „Mit dem gfos.SmartTimeManager haben wir als mittelständisches Unternehmen für uns das ideale Tool gefunden. Arbeitszeiten lassen sich problemlos im Betrieb, unterwegs oder auch vor Ort beim Kunden erfassen. Wir haben alle Infos sofort übersichtlich zur Verfügung. Auch Urlaubsanträge werden von unseren Mitarbeitern nun über das Tool digital gestellt. So kann kein Antrag mehr verloren gehen und die Planung gestaltet sich wesentlich einfacher. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist super. “  
 

Getränke Brüne KG

Jörg Brüne

Profilfoto Dr. Jochen Krauss
Logo Kunde Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Die Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss steht seit über 20 Jahren für Qualität, Vertrauen und moderne Behandlungsmethoden – die Zufriedenheit der Patienten stets im Fokus. Auch beim Thema Zeiterfassung setzt die Praxis auf zeitgemäße Konzepte. 

Dr. Jochen Krauss: „Wir haben lange nach einer einfachen Lösung für die Zeiterfassung in unserer Praxis gesucht, die zuvor jahrelang in Papierform geschehen ist. Die Vorteile des gfos.SmartTimeManagers liegen dabei auf der Hand: Das System ist schnell und unbürokratisch eingerichtet, die Mitarbeiter müssen nicht in das neue System eingearbeitet werden und können sich direkt ihrer eigentlichen Arbeit widmen. Im Vordergrund des Zeiterfassungssystems steht einerseits die einfache Bedienung für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte, was vor allem in einem kleinen Betrieb mit zehn Angestellten eine enorme Rolle spielt. Verschiedenste Zeitmodelle lassen sich umsetzen, gerade in einer Zahnarztpraxis ist dort Flexibilität gefragt: Die Arbeitsstunden von Auszubildenden beispielsweise müssen während den Ferien anders erfasst werden als in der Schulzeit, was mit den Gleitzeitmodellen schnell eingerichtet ist. Dem Support gebührt ebenfalls großes Lob, der bei allen Fragen und Problemen kompetent an der Seite steht und bei kleinen individuellen Systemanpassungen immer die passende Lösung parat hat.“
 

Zahnarztpraxis Dr. Jochen Krauss

Dr. Jochen Krauss

Arndt Brüne von der Graf Stolberg Hütte
GFOS Kunde Graf Stolberg Hütte

Graf Stolberg Hütte

Die Graf Stolberg Hütte ist ein Wandergasthof im Sauerland, der insbesondere durch seine schöne Aussicht ein beliebtes Ziel bei (Wander-)Touristen ist. In der Gaststätte und im Biergarten finden sich täglich viele Gäste ein, um sich zu erholen und zu stärken. Seitdem die Graf Stolberg Hütte den gfos.SmartTimeManager einsetzt konnten bereits viele Prozesse im Gasthof übersichtlicher gestaltet werden.

Arndt Brüne, Inhaber der Graf Stolberg Hütte: „Der gfos.SmartTimeManager ist sehr einfach in der Benutzung. Über die App können wir alle Wünsche der Mitarbeitenden zentral speichern – inklusive Urlaubs- und Freiwünschen. Das mussten wir früher alles über verschiedene Systeme sammeln, wie z. B. SMS, mündlich, Messaging-Dienste oder über das Telefon. Jetzt liegen alle Informationen transparent vor. Das gefällt vor allem auch unseren Mitarbeitenden, die in dem System jederzeit einen Überblick über ihre geplanten Dienste und diverse Salden bekommen.“ 
 

Graf Stolberg Hütte UG & Co.KG

Arndt Brüne

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